رهبری در سازمانهای مجازی

مقدمه
همچنانكه آلوین تافلر (1990) در دوره چهارم از موج سوم تمدن بشری اشاره كرده، در دهه گذشته تغییرات بسیار شگرفی در ساختار سازمانها پدیدار شده است. در این میان ساختارهایی در حال تشكیل است كه پیش از این وجود نداشت. بسیاری از این تحولات و در حقیقت زیربنای اصلی تمامی این تغییرات، گرایش به ایجاد سیستم های یكپارچه رایانه ای است كه با معرفی سخت افزارها و نرم افزارها و وسایل ارتباطی پیچیده در سطح دنیا توام است.

مفهوم سازمانهای مجازی
یكی از ساختارهای جدید سازمانی همان سازمانهای مجازی است. تعریف استانداردی از این نوع سازمانها در دسترس نیست، اما برای نشان دادن طیف وسیع تعریفهای ارائه شده از این نوع سازمانها به طور خلاصه تعاریف زیر را می آوریم:
_ سازمانهای مجازی در واقع نوعی از سازمانهای شبكه ای هستند كه فاقد هسته مركزی دائمی‌اند. (رضائیان، 1378، ص326)
_ _ سازمان مجازی یك سازمان كوچك و مركزی است كه منابع اصلی خود را از سایر سازمانها تامین می كند. یك سازمان مجازی از نظر ساختار بسیار متمركز است و بندرت دارای واحدها و دوایر تخصصی یا وظیفه ای است. (Robbins, 2007)
_ سازمان مجازی بسیاری از فعالیتهای خود را از منابع خارجی تامین می كند و ساختاری به وجود می‌آورد كه در آن به جای انجام وظایف سنتی در هر واحد داخلی، واحدهای خارجی عهده دار انجام آن وظایف شوند. (Handy, 2004)
_ سازمان مجازی را شبكه موقتی از واحدها و سازمانهای مستقل دانسته اند كه شامل تولید كنندگان، مشتریان و رقباست. این واحدها به وسیله فناوری اطلاعات به هم پیوند می خورند و قدرت می یابند تا از فرصتهای جدید نهایت استفاده را ببرند. (Goldman et al., 2006)

ویژگیهای سازمانهای مجازی
ویژگی این سازمانها اصولا با عناوینی مانند غیر سلسله مراتبی، افقی و جهانی مطرح می شود. اما به طور خلاصه می توان این ویژگیها را در پنج ویژگی اصلی زیر خلاصه كرد.
الف- ساختارهای افقی: ظهور سازمانهای افقی به عنوان پاسخی به تشدید رقابت در محیط‌های عملیاتی است كه توسط افزایش رقابت جهانی و پیشرفتهای اخیر در فناوری اطلاعات و حمل و نقل ایجاد شده است. افقی شدن سازمانها سطوح مدیریت در سازمان را كاهش می دهد و منابع انسانی را پراكنده می كند.
ب- جهانی شدن: با توجه به گسترش تجارت جهانی و شبكه ارتباط فرا مرزی، دیگر شركتها و سازمانها جنبه محلی بودن خود را از دست می دهند و در چرخه فرایند بین المللی قرار می گیرند.
ج- ارتباط ماشینی: عصر آینده عصر ارتباطات است؛ اما نه ارتباطی از جنس گذشته بلكه ارتباطاتی كه به وسیله ابزار آلات ماشینی مانند كامپیوتر انجام خواهد شد. در این سازمانها دیگر از تعاملهای گرم گذشته خبری نیست، بلكه كارفرمایان و نه رهبران سازمان با استفاده از كامپیوترهای شخصی با هر فرد دلخواه ارتباط برقرار می كنند. فروشندگان می توانند به وسیله یك شبكه محلی با هم ارتباط داشته باشند. براساس این خاصیت ارتباطات كامپیوتری به عنوان وسیله ای برای هدایت فعالیتهای اساسی سازمان و همزمان افزایش نقش ارتباطات رو در روی غیر رسمی با هدف حفظ یكپارچگی سازمان، جایگزین ارتباطات رو در رو افراد در سازمانهای سنتی خواهدشد.
د- همكاری و رقابت بین سازمانی: شركتهای مجازی به وسیله همكاری بین گروهی هم افزا نه تنها با هم همزیستی خواهند داشت، بلكه باعث رشد و پرورش یكدیگرمی شوند.
ه- در گیری پویا: درگیری پویا نگرشی است كه" زمان" و" روابط انسانی" و مدیریت را وادار به بازنگری در مورد نگرشهای قبلی در رویارویی با تغییر سریع و مداوم می كند. پویایی در مقابل ایستایی، حاكی از رشد و فعالیت مداوم و درگیری در مقابل كناره گیری، معرف ارتباط زیاد با دیگران است. (Cohen & Mankin, 2005)

اداره مجازی
در اداره مجازی فناوری جایگزین بسیاری از فضاهای فیزیکی می شود. در فلسفه اداره مجازی، کار را عملی می دانندکه باید انجام گیرد نه جایی که فرد باید به آنجا برود. در مطالعه ای که انجام گرفته است، انواع ادارات مجازی را بر روی یک پیوستار طبقه بندی شده اندکه هر چه از یک طرف پیوستار به طرف دیگر حرکت کنیم، میزان زمانی که فرد خارج از سازمان است، بیشتر می شود. به این ترتیب انواع ادارات مجازی عبارتند از:
الف- موردی: درابتدای پیوستار نوعی اداره مجازی قرار دارد که در آن کارکنان دارای دفاترثابت هستند، اما در مواردی کارها را درخانه انجام می دهند.
ب- مهمانخانه‌ای: کارکنان دفاترثابت ندارند، اما وقتی به دفتر نیاز دارند، آن را از اداره مرکزی درخواست می کنند و از دفتری برای مدتی معین استفاده می كنند.
ج- وابسته: کارکنان دفاترثابت ندارند و در حرکت‌اند، اما باید در فواصل زمانی مشخصی به واحد اداری مراجعه کنند و گزارش بدهند.
د- کار در خانه: کارکنان سازمان هیچ نوع دفترکاری ندارند و در خانه مشغول کار هستند. یک میز کوچک کار، یک تلفن و یا یک کامپیوترشخصی وسایل آنان را تشکیل می دهدکه ازسوی سازمان در اختیار آنان قرار می گیرد.
ه- کاملاً متحرک: کارکنان کاملاً متحرک هستند و حتی در خانه هم محل کار خاصی ندارند. در طول روز به محلهای كار مربوط به مشتری می‌روند و تلفن وکامپیوترکیفی را به همراه دارند. (الوانی،1377، صص3-2)

رهبری
امروزه مفاهیم" رهبری" و" ابداع" جایگزین مفاهیمی چون" مدیریت" و "پیروی از رسوم و عقاید" شده است و سازمانهای هوشیار و آگاه رهبران را جایگزین مدیران كرده اند. جایگزینی رهبری و رهبر به جای مدیریت و مدیر فقط بازی با كلمات نیست؛ رهبران عناصر محوری سازمانهای فعال در بازارهای جهانی امروزی هستند.
رهبران باید توانایی و قدرت مدیریت داشته باشند. اما برای موفقیت سازمانهای مجازی رهبران سازمان و نه مدیران باید فرهنگی را ایجاد كنند كه به ارتباطات، یادگیری و سرمایه گذاری متنوع ارزش بدهد. رهبری از طریق ارتباطات، تخصیص منابع و الگوسازی رفتارهای مطلوب در موفقیت این‌گونه سازمانها تاثیر می گذارد. (افجه، 1380)

شایستگیهای رهبران سازمانهای مجازی
در اینجا عمده ترین موارد كاری رهبری در سازمانهای مجازی را بررسی می كنیم:
الف- هدایت و مدیریت عملكرد
اگر چه استقلال و ساختارهای افقی و مشاركت در سازمانهای مجازی از مفاهیم اصلی موفقیت است، ولی نباید فراموش كرد كه رهبر سازمان مجازی است كه تشخیص می دهد، خود مختاری برای اعضای داخل یك ساختار مشخص لازم است. این هدایت عملكرد در دو سطح جمعی و انفرادی قابل بررسی است:


-1 هدایت عملكرد جمعی: فعالیت رهبران در این سطح به شرح زیر است.
- ایجاد بینش و فلسفه وجودی سازمان در اعضا: در یك سازمان مجازی درك واضح و مشترك بینش، فلسفه وجودی و راهبرد موجب هدایت فعالیتهای اعضای سازمان در موقعیتهای با ابهام زیاد می‌شود.
- مذاكره با افراد سازمان در مورد مسئولیتهای آنان در رابطه با یكدیگر: چون در این گونه سازمانها افراد نمی توانند همدیگر را ببینند، وجود یك درك مشترك از نقشها و مسئولیتهای خود و دیگر اعضا بسیار مهم است كه این كار وظیفه رهبران است.
- ارائه دهنده باز خورد: برخلاف سازمانهای سنتی در سازمانهای مجازی امكان رد و بدل بازخورد در مورد پیشرفت كارها به صورت روزانه وجود ندارد. بنابراین با ایجاد كنفرانس‌های هفتگی از طریق اینترنت و ویدیوكنفرانس رهبران این وظیفه را انجام می دهند.


-2 هدایت فردی: رهبران سازمانهای مجازی باید بازخورد بموقع در مورد عملكرد اعضا را به آنها بدهند وآنها این كار را به وسیله گزارش گیری از مشتریان و دیگر همكاران آنها كه با او در ارتباط و تعامل ماشینی هستند، انجام می دهند.
ب- به كارگیری فناوری متناسب
رهبر سازمان مجازی باید قادر به انتخاب فناوری متناسب با وظیفه سازمان و اعضای سازمان باشد. رهبر سازمان مجازی از روشهای همزمان برخط برای موضوعات مبهم و پیچیده مثل جلسات طوفان مغزی، دستیابی به همراهی و توافق گروهی و یا روشهای غیرهمزمان كه در آن لازم نیست افراد هم زمان برخط باشند، برای تبادل اطلاعات و به روز كردن آنها استفاده می‌كند.
پ- مدیریت در خلال فرهنگها
چالشی كه در این زمینه رهبر سازمان با آن مواجه می شود، درك تفاوتهای فرهنگی بین اعضای تیم و استفاده از آن به عنوان مزیت است. رهبران سازمان مجازی باید دیدگاههای چند فرهنگی را بین اعضا گسترش دهند؛ برای این كار باید مبانی فرهنگی خود و مبانی فرهنگی كاركنان را كاملا بشناسند.
ت- كمك به توسعه آینده شغلی
یكی از دغدغه های كاركنان سازمانهای مجازی نگرانی از آینده شغلی است رهبران این سازمانها باید نگرانیهای افراد را پیش‌بینی و راهبردهای لازم را برای آن تدوین كند.
ث- ایجادشبكه
رهبران سازمانهای مجازی در ابتدای تشكیل سازمان بیشتر وقت خود را صرف ایجاد ارتباطات و شبكه های بین مرزها می كنند. مانند ارتباط با مدیران حوزه های مختلف، مشتریان، دیگر افراد خارج سازمان، عرضه كنندگان و سرمایه گذاران. بیشتر وقت رهبر صرف پیدا كردن راههایی برای ایجاد ادراك مشترك بین شركای خارج سازمان نسبت به پروژه ها و اهداف آنها می شود. رهبر باید جهت به دست آوردن و جذب منابع مورد نیاز از مناطق مختلف به ایجاد شبكه بپردازد.
ج- ایجاد اعتماد و حفظ آن
از دیگر وظایف رهبران سازمانهای مجازی ایجاد اعتماد بین اعضاست. ما در محیط واقعی با چندبار ارتباط با افراد می توانیم تشخیص دهیم آیا قابل اعتمادند یا نه، ولی وجود ارتباطات غیر رو در رو و ماشینی در سازمانهای مجازی فرصت این كار را از ما می گیرد. بنابراین در یك سازمان مجازی ایجاد اعتماد، نیازمند آگاهی و تلاشهای برنامه ریزی شده بیشتری توسط رهبران است.
چ- مدیریت گروه افزارها
گروه افزارها یا همان سیستم های الكترونیك كه سیستم های سخت افزاری و نرم افزاری را با هم تركیب و یكپارچه می كنند، در یك نوع طبقه بندی به دو دسته تقسیم می شوند:
- سیستم كنفرانس های ویدئویی رومیزی: این سیستم ها امكان تعاملات رو در روی كاركنان را فراهم می كنند. به این صورت كه یك دوربین دیجیتال كوچك بر روی نمایشگر قرار می گیرد و امكان مشاهده تصویر اعضا را برای یكدیگر فراهم می كند. با استفاده از این سیستم ها علاوه بر انتقال صدا و تصویر، كاربران می توانند اطلاعات خود را به اشتراك بگذارند و فایل های اطلاعاتی را رد و بدل كنند.
- سیستم نرم افزارهای همكاری: نرم‌افزارهای همكاری برای افزایش فعالیتهای گروهی و تـوانـمندسازی فراینـدهای تیم های كاری طراحی شـده‌اند. شـكل دیگـر این سـیستم ها، سیستم پشتیبان گروهی است كه برای تصمیم گیری گروهی طراحی شده است. به كمك سیستم های پشتیبان گروهی، جلسات طوفان مغزی و تصمیم گیری و دیگر فعالیتهای خلاق به منظور ایجاد ایده ها و پیشنهادها براحتی انجام می شود.
نتیجه گیری
تقریبا می توان گفت مقوله ساختارهای جدید سازمانی بعد از سخنرانی پیتر دراكر (1968) در مورد جهان فرا- مدرن و كارمندان دانش مدار مورد توجه قرار گرفت كه البته بعد از آن كسانی مثل جك ولش و آلوین تافلر به تحقیقاتی در این باره پرداختند.
درواقع سرشت فرایندی كه منجر به ایجاد شبكه اینترنت گردیده است، این امكان را فراهم می سازد كه هر كس و در هر سطحی از سازمان بتواند با آن ارتباط برقرار و اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت كند و برای این كار هیچ متولی و مسئول واسطه ای نیز نیاز نیست.
با وجود مطالب گفته شده در بالا رهبری در سازمانهای مجازی عصر نوین چگونه خواهد بود؟ آیا برای رهبری در سازمانهای مجازی می توان یك رویه غالب و استاندارد تعیین كرد؟ اما آنچه كه مشخص است، رهبری در سازمانهای مجازی امروز جای مدیریت را خواهد گرفت و این رهبری نیازمند مهارتهای جدیدی است كه آن را مقتضیات زمان مشخص خواهد كرد.
منبع:تدبیر