استراتژی‌هایی برای افزایش بهره‌وری یک شرکت

مترجم حسین مظاهری
منبعmanageronline.it
عملکرد بهینه کارمندان کلید اصلی یک کسب و کار موفق است. «برنامه‌های بهبود عملکرد (pip: performance improvement Plan ) بهترین ابزار در دست مدیران هستند که با آنها می‌توانند زمینه‌هایی را که یک کارمند در آنها کارآیی لازم را ندارد، تشخیص دهند و توانایی‌های او را افزایش دهند.
در واقع هر رییسی که خواهان افزایش بهره‌وری شرکت است باید شرایط را به گونه ای فراهم کند که بتواند به هر یک از اعضای تیم خود کمک کند تا به بهترین کارآیی ممکن برسند؛ چراکه اگر کارمندی بهره وری بالایی داشته باشد این قضیه به نفع کل شرکت است.
در ادامه بررسی می‌کنیم که چگونه می‌توان بهترین نتایج را با استفاده از «برنامه‌های بهبود عملکرد» به دست آورد.
شناسایی: قبل از هر چیز مدیر باید تمام زمینه‌هایی را که یک کارمند خاص نمی‌تواند در آنها انتظارات شرکت را برآورده سازد، تشخیص دهد.
متعاقبا بایستی یک برنامه بهبود نظام مند که ممکن است شامل آموزش رسمی یا آموزش در محل کار باشد را ترتیب دهد.
تهیه اسناد: «برنامه‌های بهبود عملکرد» نیاز به مجموعه‌ای از اطلاعات لازم برای ارائه مستندات کاملی دارند که تمام جزئیات در مورد نحوه عملکرد کارمندان را به همراه دارد. مدیران همیشه قادر به شناسایی تمام نقاط ضعف و قدرت تیم خود نیستند، بنابراین داشتن همه اطلاعات روی کاغذ، امری مفید برای به دست آوردن شناخت مناسب از ویژگی‌های گروه است. جمع‌آوری بازخوردها بر عملکرد هر یک از کارکنان هم می‌تواند کمک خوبی در جهت به دست آوردن نتایج بهتر باشد.
رفتارها: مدیر باید قادر به شناسایی رفتار آن دسته از کارمندانی که عملکرد آنها تضمینی برای بهبود عملکرد کلی شرکت نیست، باشد. برای مثال کارمندی که همیشه تاخیر دارد یا کارمندی که جلسات آموزشی ارائه شده توسط شرکت را جدی نمی‌گیرد و در آنها حضور نمی‌یابد، بی‌مسوولیت بودن او در قبال شرکت را نشان می‌دهد. بنابراین تمام مواردی از این قبیل باید کنترل شوند.
مهارت‌ها و توانایی‌ها: یک مدیر باید از طریق تلاش برای درک مهارت ها و توانایی‌های افراد مختلف به آنها در شکوفایی استعدادهای بالقوه خود کمک کند.او با جابه‌جا کردن احتمالی برخی افراد و قرار دادن آنها در پست‌های مناسب با عملکردشان می‌تواند به روند پیشرفت شرکت کمک کند.
یک طرح «بهبود عملکرد» مناسب می‌تواند دستیابی به بهترین نتایج را تضمین کند.
مبارزه با بی دقتی و حواس‌پرتی مدیران در شرکت هم راهی برای افزایش بهره‌وری است. با توجه به داده‌های یک موسسه مطالعات در زمینه بهره‌وری در آمریکا یک مدیر در هر سه دقیقه یکبار تمرکز خود را از دست می‌دهد و برای بازیابی این تمرکز به دو تا سه دقیقه زمان نیاز دارد.
کنترل ایمیل‌های فوری پرسه زنی در شبکه‌های اجتماعی صحبت با همکاران همه و همه از عوامل کاهش تمرکز هستند و در حقیقت عدم داشتن تمرکز بزرگ‌ترین دشمن بهره‌وری است که باید از هر طریق با آن مبارزه کرد.
برای مثال شرکت آمریکایی ابوت استفاده از ایمیل را ممنوع و تماس تلفنی را جایگزین آن کرد یا شرکت اینتل برای مدیران خود قانون استفاده نکردن از اینترنت به مدت چهار ساعت در هفته را تجویز کرد تا بتواند تمرکز آنان را بهبود بخشد. شرکت ebay استفاده از تلفن همراه را در جلسات کاری برای جلوگیری از حواس‌پرتی مدیران ممنوع کرد و همچنین شرکت atos یک شبکه اجتماعی درون شرکتی را جایگزین پست الکترونیک کرد.
همه این اقدامات برای بهبود بهره‌وری انجام گرفتند. در مجموع پست الکترونیک عامل اصلی تلف کردن وقت در بیشتر شرکت‌ها اعلام می‌شود. در این رابطه اگر مدیران از ابزار چت درون شرکتی که امن‌تر، سریع‌تر و مستقیم‌تر است و همچنین امکان برقراری مکالمات به صورت طولانی تر را هم فراهم می‌کند، استفاده کنند، در افزایش بهره‌وری آنها موثر است.
البته تحقیقات جدید نشان می‌دهند در برخی موارد قدغن کردن استفاده از اینترنت یا شبکه‌های اجتماعی در دفاتر شرکت‌ها چندان هم برای جبران بهره‌وری مناسب نبوده است. چراکه از طرفی سرکوب این میل پرسنل موجب ایجاد دلسردی در آنها می‌شود و از طرف دیگر اینترنت و شبکه‌های اجتماعی ابزاری برای ارتباط با مشتریان و همچنین تبادل ایده‌ها هستند که نمی‌توان به سادگی از آنها گذشت.
بنابراین شاید بهترین راه برای مدیری که می‌خواهد میزان تمرکز خود را افزایش دهد این باشد که افکار خود را در همان سه دقیقه‌های سرنوشت‌ساز روی اهداف خود متمرکز کنند.

منبع