اتوماسیون اداری تحت وب پایا

اتوماسیون اداری تحت وب پایا

نظام اداری را میتوان زنجیره همبستگی میان بخشها و ارکان اساسی درونی سازمان ها و موسسات اقتصادی از سویی و پل ارتباطی آنها با خارج از سازمان ،از دیگر سوی دانست.بدین ترتیب فارغ از این که سازمان اقتصادی در چه زمینه ای فعال باشد،وجود یک نظام اداری منسجم و کارآمد برای پیشبرد اهداف و کاهش هزینه های فعالیت ضروری و اجتناب ناپذیر است. به همین دلیل است که امروزه ،ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسسات اقتصادی به کلی متحول شده و دیگر فرایندهای کند وزمان براداری, پذیرفتنی نیست.بر این اساس،ضرورت دارد تا ابزاری فراهم گردد که با بهره جویی از آن وظایف نظام اداری سازمان ها به طور شایسته ای انجام شود.نرم افزار اتوماسیون اداری پایا ابزاری است که برای این منظور تهیه شده و میتواند تحولات بنیادینی را برای نظام اداری سازمان ها و موسسات اقتصادی به ارمغان آورد.

مشکلات نظام اداری(مکاتبات اداری ) غیرمکانیزه وجود نظام اداری غیرمکانیزه درقسمت مکاتبات اداری سازمان ها باعث بروز مشکلاتی از قبیل زمان بربودن مکاتبات و تحت کنترل نبودن گردش و نظارت برمکاتبات و ... می شود . ذیلاٌ به رئوس این مشکلات اشاره می گردد: • دسترسی کند به مکتوبات و زمان بربودن فرایندهای اداری • عدم اطلاع از سوابق و چرخه نامه در سازمان و نداشتن ابزاری مناسب برای پیگیری نامه های مدت دار • عدم دسترسی به گزارشات و اطلاعات جامع از نامه ها و مراودات سازمان • اجرا نشدن سلسله مراتب اداری و به طور کلی سیاست های اداری • عدم دسترسی و امکان رسیدگی به اطلاعات و کارها از خارج سازمان • عدم امکان پیگیری یک نامه و چرخه طی شده آن درهر لحظه • نبود نظارت بر نظام اداری ، گردش نامه و عملکرد افراد • کنترل سطح دسترسی کاربران به اطلاعات • مشکلات بایگانی از لحاظ حجم و دسترسی کند و محدودیت زمانی و موضوعی اطلاعات • نگهداری و استفاده از دستگاههای متعدد فکس و مدون نبودن فکس های دریافتی • مشکلات زمان بر ، بودن ارسال فکس های متعدد و مشخص نمودن زمان بندی ارسال • نبودن یک محیط یکپارچه برای دسترسی به کل محتویات و اطلاعات مورد نظر شامل نامه ها، پیشنویس ، فکس ها،‌ نامه های الکترونیکی ، کارهای ارجاعی ، اطلاعات پروژه ها و ...

مشکلات نظام اداری( مدیریت کارها ) غیر مکانیزه نظام اداری غیر مکانیزه در بعد مدیریت کارهادر سازمان ها نیزمشکلات خاص خود را داردکه درادامه اشاره مختصری به این گونه مشکلات شده است . • دسترسی کامل براطلاعات و کنترل برروی کارهاو همچنین جلسات • عدم امکان مدون پیگیری کارهای ارجاع شده به کارشناسان و ارجاع شده ازسوی جلسات • عدم دسترسی مدون به کارهای انجام شده • عدم دسترسی به گزارشات کارهای اداری پرسنل ، کارهای ارجاع شده از سوی پروژه ها و... • دشوارو زمان بربودن هماهنگی برای زمان مشترک قرارهاو جلسات مدیران و کارشناسان • اطلاع رسانی و هماهنگی دستور جلسات • دسترسی و آرشیومدون صورت جلسات و تصمیمات اتخاذ شده

همگام با تکنولوژی بسیاری از سازمان ها وجود دارند که مدیران آنها در برابر استفاده از سیستم های نوین اتوماسیون با دلایلی مانند امکان پیشبرد کارهای اداری با روش های قدیمی، یا هزینه بر بودن سیستم های اتوماسیون اداری، مقاومت می کنند. اما هرچه تاخیر در به کارگیری سیستم های اتوماسیون بیشتر شود، فاصله از تکنولوژی روز دنیابیشتر و هماهنگی فعالیت های اداری با آن دشوارتر خواهد شد. گرچه با استفاده از روش های سنتی قلم و کاغذ، هنوز کار بسیاری از ادارت و سازمان ها پیش می رود اما بسیاری از همکاران و مشتریان آنها در حال پیشرفت و هماهنگی با آخرین دستاورد ها هستند و این موضوع باعث از دست رفتن مشتریان و کاهش ارتباطات بین سازمان ها و همچنین پیشی گرفتن رقبای شما خواهد شد

دستاوردهای استفاده از اتوماسیون اداری سیستم مکانیزه راه کارمناسبی جهت نظام بخشیدن و اعمال سیاست های سازمان می باشد. با پیاده سازی این سیستم می توان درزمان ، دسترسی ، کنترل و نظارت برمکاتبات اداری و مدیریت کارها و جلسات ، تحول بسیار مفیدی ایجاد نمود. به کارگیری چنین سیستمی علاوه بر غلبه برمشکلات سیستم های غیر مکانیزه ، باعث بهره وری بیشتر نیروی انسانی ، استفاده بهینه از امکانات ، تعاملات بیشتر ، گردش کار سریعتر و شفاف تر و ساماندهی مکاتبات و مراودات اداری می شود. برخی رئوس مزایای استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب ذیلاٌ ذکر شده است : • صرفه جویی زمان درانجام چرخه ها و تعاملات اداری و دریافت سریع پاسخ ها و ارجاعات • دسترسی به کلیه اطلاعات ، کارتابل ها ، قرارها و جلسات بدون نیاز حضور فیزیکی درمحل کار • حذف قسمت عمده ای از هزینه های ملزومات اداری (بایگانی ، کپی ، پست ،کاغذ و زونکن ...) • صرفه جویی درفضای بایگانی و امکان نگهداری کلیه اسناد و مدارک بدون محدودیت زمانی • ذخیره متمرکزالکترونیکی با فضای کمتر و امنیت اطلاعات بالاتر • استفاده از پرسنل کمتر برای بایگانی و دسترسی راحت تر به اطلاعات مورد نظر • تسهیل ارتباطات سازمانی و اعمال راحت تر نظارت و سیاست های سازمان • افزایش و تسهیل تعاملات و مراودات اداری و افزایش تعداد عناوین مطرح شده درمراودات اداری • دسترسی آسان به اطلاعات درسطوح مختلف سازمان • ارتقاء پشتیبانی کارکنان و استفاده بهتراز منابع کارشناسی به واسطه تعاملات بیشتر • دسترسی سریع به اطلاعات درزمان و مکان مورد نیاز به واسطه ارتباط ON LINE • دسترسی به ارتباطات در زمینه مورد نیاز بصورت همزمان توسط افراد مختلف • ایجاد موقعیتی برای بهینه سازی ساختاراداری و تحول دراموردبیرخانه ای سازمان • فرهنگی سازی درراستای استفاده بهینه ازابزارIT در سازمان • مدیریت برگردش کارمکتوبات و مستندات • به اشتراک گذاری ساده و قانونمند اطلاعات و تسهیل دسترسی برای کاربران مجاز • امکانات سیستم اتوماسیون اداری تحت وب • کاملا تحت وب ، بدون محدودیت تعداد کاربران ، بدون نیاز به سخت افزار پیچیده و حفظ سرعت فوق العاده هنگام استفاده همزمان همه کاربران • ثبت و گردش مکاتبات بدون کاغذ ( Paperless ) • ثبت مکاتبات به تفکیک با گروه بندی دلخواه ( مثلا صادره و وارده و متفرقه) • قابلیت ایجاد چندین فرم ثبت نامه و تعداد نا محدودی دفتر اندیکاتور مطابق با نیازهای شما • امکان ثبت نامه و انجام عملیات روی آنها توسط چندین کاربر بطور همزمان بدون هیچگونه تداخل • قابلیت مشاهده و استفاده از هر مدرک ثبت شده توسط چندین کاربر بطور همزمان • پاسخ دهی به نامه با یک کلیک و ارتباط خودکار پاسخ با نامه اصلی • امکان تهیه نسخه کاغذی ( پرینت ) نامه ها توسط هر یک از کاربران ( در محدوده دسترسی ) • امکان پیوست اسناد به یک نامه با فرمت دلخواه • ایجاد تعداد نا محدودی دبیرخانه • جستجوی سریع و پیشرفته در نامه های ثبت شده • گروه بندی دلخواه نامه ها پس از ثبت برای هر کاربر بطور مجزا • ارتباط هرنامه با پاسخ آن • ارجاع نامه ها به کارتابل الکترونیکی افراد شرکت (سازمان) • پیگیری زمانی پاسخ دهی به نامه ها • تنظیم سطح دسترسی به اسناد و مدارک بطور گسترده و دقیق • تنظیم سطح امنیتی برای هر نامه • امکان بایگانی مکاتبات پس از سیر اداری آنها • امکان گزارش گیری ترکیبی، متنوع و سریع ، با مشخصات در خواستی و جمع بندی هفتگی و ماهیانه و گزارش عملکرد • امکان ایجاد گزارشهای دلخواه پویا ( دینامیک ) و ذخیره آنها با نام دلخواه • قابلیت استفاده در بستر شبکه داخلی ، اینترانت و اینترنت • ایجاد نسخه پشتیبان از اطلاعات نرم افزار • تعریف الگوی پیشنویس نامه ها • ذخیره و بازیابی الگو های پیش نویس بر روی رایانه هر کاربر • ارسال پیام برای کاربران سیستم • پیگیری نامه های وارده و صادره و همچنین تعیین مهلت انجام کار توسط پیگیری کننده • تعریف و مدیریت برچسب ها به لحاظ مدیریت بایگانی نامه ها • جستجوی پویای نامه ها و کنترل سطح دسترسی هر فرد به نامه های کارپوشه خود • گزارش کامل لیست پیگیری های انجام شده • امکان دور کاری در بستر اینترنت بصورت ایمن • بهره گیری از آخرین تکنولوژی های تولید نرم افزار شرکت مایکروسافت • امکان دریافت اتوماتیک فکس و ایمیل • امکان تایپ نامه در محیط نرم افزار • امکان شماره گذاری و تاریخ اتوماتیک بر روی نامه صادره • امکان تعریف چندین سربرگ در قسمت ویرایشگر • تعریف چارت سازمانی در تمامی سطوح • تعریف فرمول برای نحوه شماره گذاری نامه • جدا سازی شماره گذاری برای نامه های وارده، صادره و داخلی • امکان ثبت تعداد نا محدود پیوست برای نامه (در انواع فرمت فایل ها) • تعریف کلید واژه برای هر نامه • امکان دسترسی به چند کارتابل توسط یک کاربر و با یک بار ورود به سیستم • امکان تعریف انواع نامه مانند نامه، فاکس، تلگرام، یادداشت، حکم و ... • امکان تعریف انواع طبقه بندی نامه مانند: عمومی، عادی، محرمانه، خیلی محرمانه و ... • امکان تعریف ارجحیت نامه مانند: عادی، فوری و آنی • امکان تعریف انواع موضوع نامه مانند: عمومی، بخشنامه، صورتجلسه، ارسال فرم و ... • امکان تعریف شیوه ارسال نامه مانند: دستی، پیک، ارباب رجوع، پستی و ... • امکان تعیین محدودیت زمانی برای پیگیری نامه • امکان تعیین سطح محرمانگی مکاتبه بصورتهای سری، خیلی محرمانه، محرمانه، عادی • امکان تعیین الویت مکاتبه به شکل های عادی، فوری، خیلی فوری، آنی • امکان ثبت نامه با شماره آزاد • استفاده برنامه مدیر سیستم برای انجام تعاریف و تنظیمات سیستم • ارجاع گروهی نامه ها • دارا بودن سیستم اعلام نامه جدید، قرارها، ...

چرا اتوماسیون اداری پایا  منعطف ترین  متنوع ترین فرم ها: ارائه فرمهای اختصاصی با امکانات متنوع جهت اصناف مختلف و شرکت تولیدی ، بازرگانی ، صنعتی و...  بهترین خدمات: ارتقا محصولات و ارائه امکانات جدید و روز شدن نرم افزار به طور متناوب و با توجه به پیشرفت صنعت آی تی در جهان.  مناسب ترین قیمت: در مقایسه با سایر محصولات مقرون به صرفه بوده و کاملا توجیه اقتصادی دارد .  کیفیت: تجربه چندین ساله و رفع عیوب احتمالی ضمن ارتقا دائمی.  پشتیبانی مستمر

رضایت مشتریان میزبان نتیجه پایداری این شرکت در ارائه خدمات متنوع و متمایز به شرح ذیل می باشد:

 خدمات قبل از فروش ارائه راهکارهای مناسب جهت بهبود و مکانیزه کردن فرآیندهای اداری مشاوره در طراحی مدل گردش الکترونیکی مکاتبات و سفارشات خدمات حین فروش پیاده سازی، استقرار و راه اندازی سیستم آموزش کاربران و راهبران سیستم

 خدمات پس از فروش پشتیبانی محصول از طریق مراجعه حضوری، تلفن، اینترنت و خدمات از راه دور ارائه نگارشهای جدید سیستم ارائه خدمات فنی و تخصصی جهت توسعه محصولات برای استفاده های اختصاصی مشتری خدمات فنی و مهندسی برگزاری دوره های مختلف آموزشی در زمینه سیستم عامل، شبکه و پایگاه داده مشاوره فنی و تخصصی در حوزه های مختلف فن آوری اطلاعات