Per Diem یا نرخ روزانه، میزان پرداخت ثابت به کارمندان برای سکونت، غذا و هزینه های غیرمنتظره در طی سفرهای کاری می باشد. این مقادیر هر ساله و توسط سازمان خدمات عمومی برای مقاصد موجود در ایالات متحده و همچنین برای کشورهایی نظیر آلاسکا، هاوایی، پورتوریکو و گوام نیز توسط سازمان دفاع تعیین می شوند. شایان ذکر است که هزینه های مربوط به تمام نقاط خارج از ایالات متحده توسط وزارت امور خارجه تعیین می شوند.
اگر برای کسب و کار مسافرت کرده و یا کارمندانی دارید که به طور مرتب در حال سفر هستند، ضروری است با هزینه روزمره آشنا شوید زیرا جایگزینی برای بازپرداخت بر اساس هزینه های دقیق بوده و به یادداشت و محاسبات دقیق نیاز ندارد. در اینجا، ما سوالاتی که ممکن است در مورد هزینه روزمره داشته باشید را پاسخ می دهیم که از جمله این موارد می توان به نحوه عملکرد و مشمولیت مالیاتی آن اشاره کرد.
هزینه روزمره چه مواردی را پوشش می دهد؟
GSA هزینه های روزمره را به دو دسته تقسیم می کند:
رده اول غذا و هزینه های غیرمنتظره تمام وعده های غذایی (صبحانه، نهار و شام) و خدمات اتاق، شستشو، خشکشویی و اتو و همچنین هزینه های مربوط به ارائه دهندگاه خدمات از جمله سروکنندگان غذا و افراد حمل کننده چمدان را در بر می گیرد. میزان هزینه روزمره برای وعده های غذایی با توجه به مکان متغیر بوده و به شش دسته تقسیم می شود.
شهرهای بزرگ دارای هزینه روزانه 74 دلار بوده و شهرهای کوچکتر دارای سفرهای تجاری نیز در دو رده 2 تا 5 (از 51 دلار تا 66 دلار) جای می گیرند و مکان هایی که توسط مسافران تجاری بازدید نمی شوند، دارای کمترین هزینه (51 دلار) می باشند.
رده مسکن شامل محلی برای اقامت، از جمله هتل، مسافرخانه یا آپارتمان می باشد.
هزینه جداگانه ای نیز برای هزینه های مربوط به غذا و مسکن در منطقه تعیین خواهد شد.
برای مثال، برای سال مالی 2017، میزان هزینه روزمره برای آتلانتا برای اسکان برابر 140 دلار و به ازای هزینه های مربوط به غذا برابر 69 دلار می باشد. در شیکاگو، هزینه مسکن از 137 تا 212 دلار متغیر بوده و به ماه بستگی داشته و هزینه های مربوط به غذا برابر 74 دلار می باشد.
چرا هزینه های روزمره به ازای هر محل متفاوت می باشند؟
هزینه های روزمره بر اساس هزینه زندگی در آن منطقه تعیین می شوند. هزینه های روزمره در شهرهای بزرگ از جمله شیکاگو، نیویورک و لس آنجلس بیشتر از مناطق دیگر هستند، زیرا هزینه ها در شهرهای بزرگتر بیشتر از شهرهای کوچکتر می باشند. هزینه های مسکن نیز به صورت ماهیانه و با توجه با میزان عرضه و تقاضا متغیر می باشند. بیشترین هزینه روزمره برای اسکان در شهر نیویورک به ماه پاییز مربوط می شود، زیرا پاییز فصلی است که بیشترین تعداد توریست ها و مسافرین تجاری به نیویورک سفر می کنند. هزینه های روزمره به صورت سالانه به روز رسانی شده و از اول اکتبر مصادف با اولین روز سال مالی دولت فدرال اجرایی می شوند.
چگونه می توانم میزان هزینه روزمره مربوط به منطقه ای را محاسبه کنم؟
از بخش نیروی انسانی کارفرما یا بخش حسابداری، نرخ روزمره را جویا شده و یا اطلاعات را با مراجعه به وب سایت GSA بررسی کنید که در این وب سایت می توانید با استفاده از نام شهر، ایالت یا کدپستی، میزان نرخ روزمره را برای سال جاری (از اول اکتبر تا پایان سپتامبر) مشاهده کنید. اگر قصد دارید میزان هزینه برای سال آینده یا سایر سال ها از سال 1997 به بعد را بررسی کنید، ایالت موردنظر خود را جستجو کرده و سال موردنظر را از طریق منو انتخاب کنید. بر روی گزینه Find per diem rates کلیک کرده و نتایج را مشاهده کنید که بر اساس مقصد اولیه، منطقه، بیشینه هزینه ماهیانه مسکن، وعده های غذایی و هزینه های غیرمنتظره تقسیم بندی شده اند.
اگر شما منطقه ای را جستجو می کنید که در جداول GSA اشاره ای به آن نشده است، دو لینک به شما نشان داده می شود که با استفاده از آنها می توانید به میزان هزینه روزمره دسترسی داشته باشید، که این دو وب سایت به صورت زیر می باشند: وزارت دفاع برای مسافرت های غیرخارجی (آلاسکا، هاوایی، پورتوریکوو گوام) و وب سایت وزارت امور خارجه (برای تمام مقاصد خارجی).
اگر مکان من در جداول GSA ذکر نشده باشد؟
مقدار 51 دلار به ازای وعده های غذایی و هزینه های غیرمنتظره و هزینه استاندارد 93 دلار به ازای هزینه های مسکن (سال مالی 2018) برای تمام مکان هایی که در جداول GSA به آنها اشاره نشده است، تعلق می گیرد. این مقادیر برای تمام ایالت های ایالت متحده آمریکا صدق می کنند.
آیا کارفرمای من موظف به استفاده از مقادیر تعیین شده توسط سازمان خدمات عمومی می باشد؟
اگرچه بسیاری از کسب و کارها از مقادیر سالیانه تعیین شده توسط GSA استفاده می کنند، اما می توانند از روش های بازپرداخت دیگری نیز بهره مند شوند. برای مثال، کارفرمایان می توانند از روش IRS نیز بهره مند شوند که هزینه ثابتی را برای مکان های پر هزینه از جمله نیویورک، شیکاگو و کلمبیا) تعیین کرده و هزینه ثابت دیگری را نیز برای سایر مکان ها در نظر گرفته است. برای مسافرت در اول اکتبر سال 2016، مقدار هزینه برابر 282 دلار برای مسافرت در مناطق پرهزینه بوده و این میزان برای سایر مناطق برابر 189 دلار می باشد (مقادیر ممکن است بعد از اول اکتبر سال 2017 افزایش یابند.
آیا بازپرداخت های روزمره مشمول مالیات می شوند؟
پرداخت های روزمره به عنوان حقوق در نظر گرفته نمی شوند، بنابراین تا زمانی که شرایط خاصی را رعایت نمایند، مشمول مالیات نمی شوند. در صورتی که یکی از موارد زیر وجود داشته باشد، مبلغ دریافتی مشمول مالیات می شود:
· پرداخت بیشتر از مقدار تعیین شده دولتی باشد.
· شما گزارش هزینه ای را به کارفرما ارائه نداده باشید.
· گزارش هزینه شما فاقد اطلاعاتی نظیر تاریخ، زمان، مکان، میزان و هدف از هزینه باشد.
· کارفرمای شما هزینه ای را برای شما پرداخت کرده و گزارش هزینه را درخواست نکند.
اگر هر یک از موارد فوق برقرار باشند، مبلغ دریافتی توسط شما به عنوان حقوق در نظر گرفته شده و مشمول مالیات می شود. مبلغ توسط فرم W-2 به کارفرمای شما گزارش می شود. اگر میزان دریافتی شما بیش از میزان تعیین شده توسط دولت باشد، فقط مازاد دریافتی مشمول مالیات می شود.
به منظور کنترل دقیق هزینه های سفر و سایر هزینه های مربوطه، شما باید گزارشی داشته باشید که نشانگر روزهای سفر کاری و همچنین هدف آن باشد. توجه: اگر سفرهای کاری شما در یک منطقه بیش از یک سال باشد، شما قادر به استفاده از معافیت مالیاتی نخواهید بود. به منظور جلوگیری از مالیات، با مشاور مالیاتی خود قبل از رفتن به سفر تجاری مشورت نمایید.
آیا هزینه روزمره را می توان به عنوان جایگزین حقوق استفاده نمود؟
از آنجایی که پرداخت های روزمره معاف از مالیات هستند، برخی از افراد ممکن است این سوال را جویا شوند: آیا می توانم حقوق کم به همراه پرداخت روزمره را به جای حقوق بالا با پرداخت روزمره را بپذیرم؟ پاسخ این سوال منفی می باشد: پرداخت روزمره را نمی توان با عناوین دیگر استفاده نمود.
نتیجه نهایی
پرداخت های روزمره بازپرداختی را برای کارمندانی که برای انجام امور کاری مسافرت می کنند، انجام می دهند. مقادیر با توجه به موقعیت و زمان سال متغیر بوده و به دو دسته تقسیم می شوند: مسکن و غذا و هزینه های غیرمنتظره. تا زمانی که پرداختی شما بیش از میزان تعیین شده توسط دولت آمریکا نباشد، مالیات به آنها تعلق نمی گیرد، اگر مبلغ دریافتی بیش از میزان تعیین شده توسط دولت باشد، مقدار مازاد مشمول مالیات می باشد.
