یکی از تعاریفی که در مورد انسان به کرات گفته می شود این است که انسان مخلوقی است ناطق و اجتماعی . لازمۀ زندگی اجتماعی ، برقراری و حفظ ارتباط با دیگران است .به همین دلیل مطلب این هفته را به این موضوع اختصاص دادم و به بررسی دلایل اهمیت مذاکره و فراگیری اصول آن برای سازمان ها و رقابت جهانی می پردازم.
همان طور که می دانیم دلیل علمی لزوم برقراری و حفظ ارتباط با دیگران این است که تمام نیازهای انسان ، اعم از مادی و معنوی ، برای ادامۀ حیات و بقای نسل ، امنیت ، تأمین معاش ، آسایش زندگی ، رفاه اقتصادی ، افزایش آگاهی ، رفاه اجتماعی ، بالا بردن سطح زندگی و برخورداری از دستاوردهای ناشی از کار ، تخصص و پیشرفت های علمی و تکنولوژیکی دیگران به وسیله اشخاص دیگر ، اعم از اشخاص طبیعی و حقوقی تأمین و برطرف می شود.
از طرف دیگر در محیط کسب و کار مذاکره ماهیتی علمی پیدا می کند به طوری که اکنون می توان اذعان کرد که بیشتر مدیران حرفه ای به اهمیت مذاکره در زندگی کاری و حرفه ای کاملا واقفند، زیرا زمان قابل توجهی از زندگی حرفه ای خود را صرف مذاکره می کنند. به علاوه، زندگی شخصی شان هم با مذاکره همرا ه است. موفقیت و اثر بخشی حرفه ای آنان به شدت متأثر از توانایی آنها در هنر و فن مذاکره است.این مهارت یا ناشیگری آنان در مذاکره است که نظر مدیران، همکاران، زیر دستان، مشتریان، رقبا و سایرین را درباره موفقیت کاری شان شکل می دهد. مدیران، زمان و کوشش بسیاری را صرف مذاکره می کنند، اما معدودی از آنان هنر و دانش مذاکره را به درستی می دانند.از این رو، بسیاری از مدیران حرفه ای نیازمند رویکرد بهینه در طرح ریزی و اجرای مذاکره‌ها هستند.
اما خود مفهوم مذاکره ، مذاکره یک فرایند بسیار پویا، و نه یک جریان ایستا، است. یعنی از زمان شروع تا پایان مذاکره، فرایند مذاکره در معرض ارزیابی و تغییر است. حتی پیش از هر کنش و واکنشی ، دو طرف، جداگانه به بر آورد نیازها، علاقه ها و هدف ها می‌پردازند تا موقعیت خود و طرف مقابل را بسنجند. معمولا طی تعاملاتی که در مذاکره پیش می‌آید، این ارزیابی ها و بر آوردها در معرض تغییر و تحول اند. اطلاعات جدیدی که می رسند، باید ارزیابی و طبقه بندی شوند این پویایی و ماهیت تغییر پذیر گفت‌وگو است که سبب پیچیدگی و دشواری می شود. توجه به مذاکره و دیدن آن به صورت فرایندی پویا از تبادل کنترل شده اطلاعات، بر تأثیرهای مثبت مذاکره‌کننده می افزاید و مخاطره‌های ناشی از نقص و خلل در گرد آوری ، پنهان سازی، افشا یا توجه کامل به اطلاعات را به حداقل می‌رساند.
تعریف مذاکره
برای مذاکره تعاریف متفاوتی ذکر شده است اما از معتبرین ترین این تعاریف می توان اشاره کرد به فرهنگ مارین وبستر که مذاکره را عمل یا فرایند گفت و گو با دیگری برای دستیابی به توافق بر سر مسئله‌ای تعریف کرده است.در فرهنگ امریکن هریتیج مذاکره به صورت عمل یا فرایند گفت و گو با دیگران برای دستیابی به توافق یا یک موافقت نامه تعریف شده است.گفت و گویی که هدف آن دستیابی به یک توافق است، تعریفی است که فرهنگ اکسفورد از مذاکره ارائه داده است.
همان گونه که ملاحظه می شود صرف نظر از تفاوت های جزئی، هر سه تعریف گفته شده تقریبا شبیه به هم هستند. دو عنصر گفت و گو و توافق در هر سه تعریف وجود دارد.
از دیدگاه دیگر می توان گفت، مذاکره فرایند تصمیم گیری توافقی بین افراد به هم وابسته و با ترجیحات متفاوت است. به عبارت دیگر،مذاکره در صورتی تصمیم گیری مشترک است که طرفین ترجیحات متفاوتی داشته باشند. یکی از صا حب نظران، مذاکره را داد و ستد یا بده بستان آشکار و داوطلبانه میان دو طرفی می داند که هر یک چیزی از دیگری می خواهد، بنابراین هر یک از دو طرف می تواند پیشنهاد طرف مقابل را نپذیرد.
عناصر مذاکره
“هرب کوهن”،در کتاب خود،موسوم به” می توان در مورد همه چیز مذاکره کرد “سه عنصر حیاتی هر مذاکره ای را اطلاعات،زمان و قدرت معرفی می کند. نقش هر یک از این سه در مذاکره به اختصار به شکل زیر است:
۱- اطلاعات: طرفی که بهترین درک و شناخت را ازآنچه که باید انجام شود دارا باشد، قدرت بیشتری درمذاکره دارد.
۲- زمان: طرفی که از نظر وقت در تنگنا نباشد، کار خود را بهتر انجام می دهد. هیچ وقت در تنگنای وقت مذاکره نکنید و اجازه ندهید که طرف مقابل احساس کند در تنگنای وقت هستید.
۳- قدرت: هیچ وقت قدرت را به طرف مقابل واگذار نکنید.
با توجه به این مطالب هر یک از عناصر مذاکره را به صورت فشرده، این‌گونه مورد بحث قرار می دهیم:
بیشتر افراد بر این باورند که مذاکره با انجام ملاقات بین طرفین درگیر شروع شده و پایان می یابد،در حالی که واقعیت این نیست. برای انجام یک مذاکره موفق، هفته ها،ماه ها و گاهی سالها باید وقت صرف کرد. زمان مورد نیاز پیش از انجام مذاکره، به طورعمده به جمع آوری اطلاعات در مورد هدفها،نیازمندی ها وسبکهای مذاکره‌ای طرف مقابل و طراحی فرایند مذاکره اختصاص می یابد. البته زمان صرف شده، در اصل انجام مذاکرات نیز اهمیت زیادی دارد. اکثر اوقات مذاکره‌ها در ۲۰ درصد آخر وقت مذاکره به نتیجه می‌رسند. این جنبه از مذاکره از قاعده جالب پارتو (اقتصاددان و جامعه شناس ایتالیایی)موسوم به قانون۲۰-۸۰ پیروی می کند،که به نظر در کل زندگی انسان ساری و جاری است.مطابق این قانون ۲۰ درصد آنچه که فرد انجام می دهد ۸۰ درصد نتایج را به بار می آورد،و بر عکس ۸۰ درصد آنچه که فرد انجام می دهد ۲۰درصد نتایج را به وجود می آورد.
درمذاکره می توان این قانون را این گونه بیان کنیم که ۸۰ درصد نتایج مورد نظر،عموماً در۲۰درصد آخروقت، مورد توافق قرارمی گیرند. زمان و ضرب‌الاجل‌ها ممکن است به نفع هریک ازطرفین باشد،که این بستگی به شرایط دارد.
توجه به نکته‌های زیر می تواند وقت رادر خدمت طرف خبره قراردهد:
۱-ازآنجایی که بیشترتوافقها در۲۰درصد آخروقت مذاکره صورت می گیرند، باید خونسرد، صبور و منتظر زمان مناسب برای اقدام بود.
۲-اگر در تمام کردن سریع مذاکره‌ها منافعی وجود دارد، ارزش این کاررابه طرف مقابل گوشزد کنند. گاهی اوقات یک ویا هردوطرف مذاکره ازسریع انجام شدن مذاکره‌ها منتفع می شوند.
۳- بایدبه خاطرسپردکه ضرب الاجل ها را می توان تغییرداد ویا از بین برد. بانزدیک شدن به ضرب الاجل نباید وحشت کرد،بلکه در تغییرآن باید سعی کرد.
۴- تلاش شود تا به ضرب الاجل طرف مقابل پی برده شود.وقتی که حریف به آخرین مهلت خود نزدیک می شود سطح فشار روانی اش بالا می رود وطرف مقابل می تواند از این موقعیت برای تشویق حریف به پذیرش توافقهای مورد نظر خود بهره گیرد.
همان ذهنیت که مذاکره را فقط گفت وگو ودیدار طرفین در زمان مشخصی می‌داند، باعث می شود که بسیاری از افراد، بدون کسب اطلاعات لازم، پشت میز مذاکره قرار می گیرند. مذاکره یک واقعه نیست، بلکه یک فرایند است که از مدتها پیش از گفتگوی رودررو آغاز می شود.یک دلیل مهم برای اینکه خیلی زودتر از آغاز مذاکره‌ها باید آماده شد، این است که در جریان مذاکره‌ها طرف مقابل، منافع،نیازمندی ها وانگیزه های خود را پنهان می کند. به طور معمول افراد پیش از انجام دیدارهای رسمی، بیشتر ممکن است اطلاعات ارائه کنند. اطلاعات لازم برای مذاکره را می توان از هر جایی به دست آورد:جست وجو در اینترنت،گفت و گو با فرد یا افرادی که سابقه مذاکره با طرف‌های مورد نظر را داشته اند،گفت وگو با دوستان وافراد مرتبط با طرف مذاکره و….
آخرین عنصر در مذاکره، قدرت است. هر چند بسیاری با شنیدن واژه قدرت مفهوم منفی از آن برداشت می‌کنند،اما قدرت در نفس خودش، نه خوب است نه بد،آنچه که منفی است سوء استفاده از قدرت است.
گونه‌های مختلفی از قدرت می تواند بر نتیجه مذاکره اثر بگذارند؛ مانند: قدرت مقام، قدرت دانش و تخصص، قدرت پاداش و تنبیه و قدرت شخصیت. علت آنکه می گوییم “می تواند” این است که اگر از قدرت برخوردار باشیم ولی از آن بهره نگیریم،این قدرت ارزشی ندارد.
این خلاصه ای بود از عناصر تشکیل دهنده ی مذاکره که برای ورود به مبحث اصول و فنون مذاکره نیاز به ذکر آنها احساس میشد. اما باید خاطر نشان کرد که در چند دهۀ گذشته به تبع گستردگی و تنوع ارتباطات خارجی و جهانی شدن امور ، به ویژه در چند سال اخیر روابط خارجی و بین المللی کشورمان ایران دامنۀ بسیار وسیعی پیدا کرده است. از جملۀ این گوناگونی روابط خارجی و بین المللی، روابط اقتصادی ، صنعتی و بازرگانی کشور ما با سایر کشورها و اتحادیه های منطقه ای و جهانی است . این روند فزاینده به سرعت ادامه داشته و خواهد داشت .خود این امر نشان گر این است که برای اینکه در مذاکره رابطه ی برد – برد را به نمایش بگذاریم نمی توان تنها به شناخت اولیه عناصر مذاکره بسنده کرد. بلکه مذاکره به شکل علمی در آمده است که نیاز به سالها کسب تجربه و دانش در کنار یکدیگر دارد. این موضوع در مذاکرات خارجی که با طرف غیر ایرانی انجام می شود اهمیت بیشتری پیدا می کند. لزوم برقراری ، حفظ و تداوم ارتباطات خارجی بر کسی پوشیده نیست. هر روزه تعداد زیادی از ایرانیان را در مقام ها و مشاغل مختلف پشت میز مذاکره با خارجیان کشانیده است . همه روزه در داخل و خارج کشور و در اقصی نقاط جهان هزاران میز مذاکره برقرار است که ایرانی ها به عنوان یکی از طرف های مذاکره حضور دارند و با طرف های خارجی در مورد روابط سیاسی ، اقتصادی ، صنعتی و بازرگانی یا سایر روابط در حال مذاکره هستند . زمانی این افراد از جانب خود و شرکت متعلق به خود در این زمینه ها با دیگران مذاکره می کنند و گاهی به نمایندگی از طرف”سازمان ها” یعنی شرکت ها وزارت خانه ها، مؤسسات ، نهادها،بنیادها،بانک ها و ….که انجام مذاکرات را به آنها محول کرده اند مشغول مذاکره هستند.
این حقایق ما را وادار به تأمل می کند . تأمل در اینکه آیا همه ایرانی هایی که از جانب خود یا به نمایندگی از طرف”سازمانهای” ایرانی با طرف یا طرف های خارجی مذاکره می کنند مسلط یا حداقل آشنا به اصول و فنون مذاکره به خصوص مذاکرات خارجی هستند یا خیر ؟ چرا این تأمل مطرح است ؟ زیرا در جریان تمام این روابط گسترده و پیچیده حتی در حد روابط شخصی و روابط داخلی با دیگران فقط صرف داشتن حق و محق بودن کافی نیست بلکه خوب و اصولی مذاکره کردن دربارۀ حق خود و به کرسی نشاندن حق روی میز مذاکره عامل اساسی در رسیدن به هدف ، است .
نیاز فوق تعهدی را هم در سطح ملی برای ایران ایجاد می کنند . تعهد این است که به توسعه سریع آموزش اصول و فنون و هنر مذاکره به خصوص مذاکرات خارجی پرداخته شود و این امر بسیار مهم دست کم گرفته نشود بلکه بهای لازم و شایسته به آن داده شود.
این هفته تنها مجال برای معرفی مذاکره و اهمیت علمی برخورد کردن با این مفهوم بدست آمد . در پست آینده به مهم ترین اصول برای موفقیت هر دو طرف در مذاکره اشاره خواهیم کرد.
منبع:راهکار مدیریت
