آداب مذاکره حضوری

* تعیین وقت مذاكره: هیچ‌وقت بدون اطلاع و آمادگی قبلی با كسی مذاكره نكنید و هیچ كسی را نیز در چنین موقعیتی قرار ندهید.

* تعیین افراد مذاكره‌كننده: قبل از مذاكره بدانید كه با چه كسانی و با چه سمتی مذاكره دارید تا شما نیز بتوانید پیش‌بینی‌های لازم، برای همراهی همكاران لازم برای مذاكره را داشته باشید.
* تاییدیه زمان ملاقات: حداقل 24 ساعت قبل از شروع مذاكره، مجددا برای برگزاری مذاكره تاییدیه بگیرید.
* زمان حضور در قرار ملاقات: بهتر آن است كه حدود 10 دقیقه قبل از شروع مذاكره، در محل مذاكره حضور پیدا كنیم. اگر خیلی زود به محل قرار رسیدیم، بهتر آن است كه در محلی كه دیده نشویم، وقت‌گذرانی كنیم.
* همراه داشتن برخی لوازم ضروری: یك مذاكره‌كننده حرفه‌ای برخی لوازم ضروری را همیشه همراه خود دارد تا در صورت وقوع اتفاقات پیش‌بینی نشده، بتواند با آن مقابله كند.
* رعایت تناسب در پوشش: نوع پوشش با توجه به نوع مخاطب تعیین می‌شود، البته كلیاتی وجود دارد كه در مورد همه محیط‌ها صادق است كه به شرح زیر است:

1 - نوع پوشش باید رسمی باشد.
2 - در مذاكرات مختلف از رنگ‌های مختلف استفاده كنید. هیچ‌وقت چند جلسه مذاكره را با یك رنگ ثابت برگزار نكنید.
3 - در ملاقات با شركت‌های دولتی، مراقب استفاده از پوشش‌های مخصوص كشورهای خارجی همانند كراوات یا پیراهن آستین‌كوتاه باشید، این مطلب را به یاد داشته باشید كه همیشه فرهنگ و عرف مقدم بر استاندارد است.
4 - هنگامی كه مثلا وظیفه فروش به یك قشر آسیب‌پذیر جامعه را بر عهده دارید، از پوشیدن لباس‌های گرا‌ن‌قیمت كه شبهه اعمال پرستیژ یا فخرفروشی را داشته باشد، خودداری كنید.
5 - در هر نوع مذاكراتی، استفاده از لباس‌های اسپرت نظیر شلوار لی، تی‌شرت، كفش‌های ورزشی و ... فاجعه است!
6 - استفاده از خودكار و همراه داشتن یك دفترچه یادداشت كوچك.
7 - اتومبیل؛ نوع اتومبیل نیز ارتباط كامل با هدف جلسه دارد كه باید به آن توجه شود.

نحوه ورود به اتاق: اگر با كسی از قبل قرار ملاقات دارید و نوبت داخل شدن شما فرا رسیده است، با ضربه زدن به در وارد اتاق شوید و به باز و بسته بودن در دقت نكنید.

* مكان نشستن در اتاق: محل نشستن در اتاق باید رو به روی طرف مقابل، با رعایت فاصله رسمی باشد. یك مذاكره‌كننده حرفه‌ای نه بالاتر قرار می‌گیرد نه پایین‌تر و از نشستن در جایی كه موقعیت وی را پایین می‌آورد خودداری می‌كند.

* نحوه دست دادن: دست دادن صحیح یكی از مهم‌ترین روش‌های ایجاد ارتباط اولیه با طرف مقابل است. دست دادن نباید نه شل باشد كه حاكی از بی‌علاقگی و بی‌ارادگی است و نباید آنقدر محكم و سفت باشد كه ایجاد درد كند.

* دادن كارت ویزیت: از مواردی كه قبل از مذاكرات باید به آن توجه شود داشتن كارت ویزیت است. امروزه طفره رفتن از ارائه كارت ویزیت به دلایلی همچون آماده نبودن كارت، تمام شدن كارت، فراموشی و غیره از دلایل سوخته به شمار می‌آید و شایسته نیست فرد مذاكره‌كننده كارت ویزیت نداشته باشد.

* قوانین استفاده از تلفن همراه:1 - كسی كه در حال حاضر با او هستید مقدم است؛‌ ‌بنابراین هنگام برقراری ارتباط با تلفن همراه به شخص پشت خط اعلام كنید بعدا با وی تماس می‌گیرید و بلافاصله تلفن را قطع كنید. 2 - در هنگام حضور در جلسات رسمی یا تجاری، تلفن همراه خود را حتما خاموش كنید. 3 - از دریافت یا خواندن و توجه كردن به پیام‌های كوتاه در حین مذاكره خودداری كنید. 4 - زمان مناسبی را برای زنگ زدن انتخاب كنید. مثلا از زمان تنفس استفاده كنید. 5 - مكان خصوصی یا نسبتا خلوتی را برای صحبت كردن انتخاب كنید. 6 - با تن صدای متعادل حرف بزنید و از حرف زدن با صدای بلند به شدت خودداری كنید.

* امكان استفاده از تسهیلات ارتباطی در محل مذاكره: در هنگامی كه مذاكره در محل شما انجام می‌شود باید امكان برقراری ارتباط میهمانان با شركت خودشان شامل تلفن، فكس، پست الكترونیكی و غیره وجود داشته باشد.

*ضبط مذاكرات: ضبط مذاكرات اصلا معمول نیست، بنابراین از گذاشتن وسائلی كه شائبه ضبط كردن سخنان را دارند شامل موبایل، كیف و غیره روی میز خودداری كنید.

*نصب ساعت: در سالن مذاكره حتما باید ساعت وجود داشته باشد تا بتوان گذران وقت را كنترل كرد.

*پذیرایی: به عنوان قاعده كلی باید پذیرفت كه میز مذاكره میز پذیرایی نیست، بنابراین در صورت طولانی شدن مذاكرات سعی كنید هرگونه پذیرایی منحصرا در ساعت تنفس اتفاق بیفتد ودر هنگام پذیرایی باید قواعد زیر را رعایت كرد:

1 - قبل از شروع مذاكره گرسنه یا تشنه نباشید. 2- در صورتی كه در انتخاب نوع خوراكی حق انتخاب داشته باشید آن نوع را انتخاب كنید كه از پرستیژ بیشتری برخوردار باشد. 3- از خوردن خوراكی‌هایی كه مصرف آنها سخت است یا در هنگام خوردن احتمال كثیف شدن پیراهن یا لباس شما وجود دارد، خودداری كنید. 4- در هنگام نوشیدن یا خوردن، مراقب صدای دهان خود باشید. 5- اگر به وقت ناهار نزدیك شدید، به هیچ وجه سنگین غذا نخورید. 6- در هنگام استفاده از كارد، چنگال، یا قاشق، پس از تمام شدن غذا یا خوراك، این وسایل را با دهان پاك نكنید. 7- تا انتهای خوراكی را میل نكنید. 8- در حین مذاكرات استفاده از سیگار به كلی ممنوع است.

*استفاده از دستور جلسه: در مذاكرات حتما سعی كنید دستور جلسه داشته باشید و قبل از شروع مذاكره، آن را برای طرف مقابل نیز مطرح كنید تا در مورد موضوع جلسه توافق به عمل آمده باشد. داشتن دستورجلسه چند فایده دارد كه می‌توان به آنها اشاره كرد:

الف: احتمال بروز موارد غافلگیر كننده را در جریان مذاكره كاهش می‌دهد. ب: اطلاعات مربوط به فهرست خواسته‌های طرف مقابل را در اختیارتان می‌گذارد. ج: از پراكنده شدن مطالب و از هر دری سخن گفتن جلوگیری می‌شود. د: امكان رسیدن به نتیجه و استفاده بهینه از وقت را افزایش می‌دهد. تنظیم كردن صورت جلسه پس از مذاكرات فواید زیادی دارد، شامل:

1 - در جلسات آینده مانع از بحث روی مواردی می‌شود كه قبلا توافق شده‌اند.
2 - تعهد طرفین را به اجرای بندهای توافق شده بیشتر می‌كند. اصولا كسانی كه حاضر هستند پای برگه‌ای را امضا كنند، به‌طور طبیعی احساس مسوولیت بیشتری را در خود حس خواهند كرد.
3 - چون امكان دارد در حین مذاكره روی مباحث مختلفی بحث شود با تنظیم صورت جلسه روی نكات كلیدی مذاكره توافق همگانی انجام می‌گیرد.* تعیین وقت مذاكره: هیچ‌وقت بدون اطلاع و آمادگی قبلی با كسی مذاكره نكنید و هیچ كسی را نیز در چنین موقعیتی قرار ندهید.

* تعیین افراد مذاكره‌كننده: قبل از مذاكره بدانید كه با چه كسانی و با چه سمتی مذاكره دارید تا شما نیز بتوانید پیش‌بینی‌های لازم، برای همراهی همكاران لازم برای مذاكره را داشته باشید.
* تاییدیه زمان ملاقات: حداقل 24 ساعت قبل از شروع مذاكره، مجددا برای برگزاری مذاكره تاییدیه بگیرید.
* زمان حضور در قرار ملاقات: بهتر آن است كه حدود 10 دقیقه قبل از شروع مذاكره، در محل مذاكره حضور پیدا كنیم. اگر خیلی زود به محل قرار رسیدیم، بهتر آن است كه در محلی كه دیده نشویم، وقت‌گذرانی كنیم.
* همراه داشتن برخی لوازم ضروری: یك مذاكره‌كننده حرفه‌ای برخی لوازم ضروری را همیشه همراه خود دارد تا در صورت وقوع اتفاقات پیش‌بینی نشده، بتواند با آن مقابله كند.
* رعایت تناسب در پوشش: نوع پوشش با توجه به نوع مخاطب تعیین می‌شود، البته كلیاتی وجود دارد كه در مورد همه محیط‌ها صادق است كه به شرح زیر است:

1 - نوع پوشش باید رسمی باشد.
2 - در مذاكرات مختلف از رنگ‌های مختلف استفاده كنید. هیچ‌وقت چند جلسه مذاكره را با یك رنگ ثابت برگزار نكنید.
3 - در ملاقات با شركت‌های دولتی، مراقب استفاده از پوشش‌های مخصوص كشورهای خارجی همانند كراوات یا پیراهن آستین‌كوتاه باشید، این مطلب را به یاد داشته باشید كه همیشه فرهنگ و عرف مقدم بر استاندارد است.
4 - هنگامی كه مثلا وظیفه فروش به یك قشر آسیب‌پذیر جامعه را بر عهده دارید، از پوشیدن لباس‌های گرا‌ن‌قیمت كه شبهه اعمال پرستیژ یا فخرفروشی را داشته باشد، خودداری كنید.
5 - در هر نوع مذاكراتی، استفاده از لباس‌های اسپرت نظیر شلوار لی، تی‌شرت، كفش‌های ورزشی و ... فاجعه است!
6 - استفاده از خودكار و همراه داشتن یك دفترچه یادداشت كوچك.
7 - اتومبیل؛ نوع اتومبیل نیز ارتباط كامل با هدف جلسه دارد كه باید به آن توجه شود.

نحوه ورود به اتاق: اگر با كسی از قبل قرار ملاقات دارید و نوبت داخل شدن شما فرا رسیده است، با ضربه زدن به در وارد اتاق شوید و به باز و بسته بودن در دقت نكنید.

* مكان نشستن در اتاق: محل نشستن در اتاق باید رو به روی طرف مقابل، با رعایت فاصله رسمی باشد. یك مذاكره‌كننده حرفه‌ای نه بالاتر قرار می‌گیرد نه پایین‌تر و از نشستن در جایی كه موقعیت وی را پایین می‌آورد خودداری می‌كند.

* نحوه دست دادن: دست دادن صحیح یكی از مهم‌ترین روش‌های ایجاد ارتباط اولیه با طرف مقابل است. دست دادن نباید نه شل باشد كه حاكی از بی‌علاقگی و بی‌ارادگی است و نباید آنقدر محكم و سفت باشد كه ایجاد درد كند.

* دادن كارت ویزیت: از مواردی كه قبل از مذاكرات باید به آن توجه شود داشتن كارت ویزیت است. امروزه طفره رفتن از ارائه كارت ویزیت به دلایلی همچون آماده نبودن كارت، تمام شدن كارت، فراموشی و غیره از دلایل سوخته به شمار می‌آید و شایسته نیست فرد مذاكره‌كننده كارت ویزیت نداشته باشد.

* قوانین استفاده از تلفن همراه:1 - كسی كه در حال حاضر با او هستید مقدم است؛‌ ‌بنابراین هنگام برقراری ارتباط با تلفن همراه به شخص پشت خط اعلام كنید بعدا با وی تماس می‌گیرید و بلافاصله تلفن را قطع كنید. 2 - در هنگام حضور در جلسات رسمی یا تجاری، تلفن همراه خود را حتما خاموش كنید. 3 - از دریافت یا خواندن و توجه كردن به پیام‌های كوتاه در حین مذاكره خودداری كنید. 4 - زمان مناسبی را برای زنگ زدن انتخاب كنید. مثلا از زمان تنفس استفاده كنید. 5 - مكان خصوصی یا نسبتا خلوتی را برای صحبت كردن انتخاب كنید. 6 - با تن صدای متعادل حرف بزنید و از حرف زدن با صدای بلند به شدت خودداری كنید.

* امكان استفاده از تسهیلات ارتباطی در محل مذاكره: در هنگامی كه مذاكره در محل شما انجام می‌شود باید امكان برقراری ارتباط میهمانان با شركت خودشان شامل تلفن، فكس، پست الكترونیكی و غیره وجود داشته باشد.

*ضبط مذاكرات: ضبط مذاكرات اصلا معمول نیست، بنابراین از گذاشتن وسائلی كه شائبه ضبط كردن سخنان را دارند شامل موبایل، كیف و غیره روی میز خودداری كنید.

*نصب ساعت: در سالن مذاكره حتما باید ساعت وجود داشته باشد تا بتوان گذران وقت را كنترل كرد.

*پذیرایی: به عنوان قاعده كلی باید پذیرفت كه میز مذاكره میز پذیرایی نیست، بنابراین در صورت طولانی شدن مذاكرات سعی كنید هرگونه پذیرایی منحصرا در ساعت تنفس اتفاق بیفتد ودر هنگام پذیرایی باید قواعد زیر را رعایت كرد:

1 - قبل از شروع مذاكره گرسنه یا تشنه نباشید. 2- در صورتی كه در انتخاب نوع خوراكی حق انتخاب داشته باشید آن نوع را انتخاب كنید كه از پرستیژ بیشتری برخوردار باشد. 3- از خوردن خوراكی‌هایی كه مصرف آنها سخت است یا در هنگام خوردن احتمال كثیف شدن پیراهن یا لباس شما وجود دارد، خودداری كنید. 4- در هنگام نوشیدن یا خوردن، مراقب صدای دهان خود باشید. 5- اگر به وقت ناهار نزدیك شدید، به هیچ وجه سنگین غذا نخورید. 6- در هنگام استفاده از كارد، چنگال، یا قاشق، پس از تمام شدن غذا یا خوراك، این وسایل را با دهان پاك نكنید. 7- تا انتهای خوراكی را میل نكنید. 8- در حین مذاكرات استفاده از سیگار به كلی ممنوع است.

*استفاده از دستور جلسه: در مذاكرات حتما سعی كنید دستور جلسه داشته باشید و قبل از شروع مذاكره، آن را برای طرف مقابل نیز مطرح كنید تا در مورد موضوع جلسه توافق به عمل آمده باشد. داشتن دستورجلسه چند فایده دارد كه می‌توان به آنها اشاره كرد:

الف: احتمال بروز موارد غافلگیر كننده را در جریان مذاكره كاهش می‌دهد. ب: اطلاعات مربوط به فهرست خواسته‌های طرف مقابل را در اختیارتان می‌گذارد. ج: از پراكنده شدن مطالب و از هر دری سخن گفتن جلوگیری می‌شود. د: امكان رسیدن به نتیجه و استفاده بهینه از وقت را افزایش می‌دهد. تنظیم كردن صورت جلسه پس از مذاكرات فواید زیادی دارد، شامل:

1 - در جلسات آینده مانع از بحث روی مواردی می‌شود كه قبلا توافق شده‌اند.
2 - تعهد طرفین را به اجرای بندهای توافق شده بیشتر می‌كند. اصولا كسانی كه حاضر هستند پای برگه‌ای را امضا كنند، به‌طور طبیعی احساس مسوولیت بیشتری را در خود حس خواهند كرد.
3 - چون امكان دارد در حین مذاكره روی مباحث مختلفی بحث شود با تنظیم صورت جلسه روی نكات كلیدی مذاكره توافق همگانی انجام می‌گیرد.

منبع:راهکار مدیر