عناصر مذاکره

هرب کوهن،در کتاب خود،موسوم به می توان در مورد همه چیز مذاكره کرد سه عنصر حیاتی هر مذاكره ای را اطلاعات،زمان و قدرت معرفی می كند و نقش هر یک را در مذاكره به  اختصار شرح می دهد:
1) اطلاعات: طرفی که بهترین درک و شناخت را ازآنچه که باید انجام شود دارا باشد، قدرت بیشتری درمذاكره دارد
2) زمان: طرفی که از نظر وقت در تنگنا نباشد، کار خود را بهتر انجام می دهد. هیچ وقت در تنگنای وقت مذاكره نکنید و اجازه ندهید که طرف مقابل احساس کند در تنگنای وقت هستید.
3) قدرت: هیچ وقت قدرت را به طرف مقابل واگذار نكنید. با توجه به این مطالب هر یک از عناصر مذاكره را به صورت فشرده، این‌گونه مورد بحث قرار می دهیم: بیشتر افراد بر این باورند كه مذاكره با انجام ملاقات بین طرفین درگیر شروع شده و پایان می یابد،در حالی که واقعیت این نیست. برای انجام یک مذاكره موفق، هفته ها،ماه ها و گاهی سالها باید وقت صرف كرد. زمان مورد نیاز پیش از انجام مذاكره، به طورعمده به جمع آوری اطلاعات در مورد هدفها،نیازمندی ها وسبکهای مذاكره‌ای طرف مقابل و طراحی فرایند مذاكره اختصاص می یابد. البته زمان صرف شده، در اصل انجام مذاکرات نیز اهمیت زیادی دارد. اکثر اوقات مذاکره‌ها در 20 درصد آخر وقت مذاكره به نتیجه می‌رسند. این جنبه از مذاكره از قاعده جالب پارتو (اقتصاددان و جامعه شناس ایتالیایی)موسوم به قانون20-80 پیروی می کند،که به نظر در کل زندگی انسان ساری و جاری است.مطابق این قانون 20 درصد آنچه که فرد انجام می دهد 80 درصد نتایج را به بار می آورد،و بر عکس 80 درصد آنچه که فرد انجام می دهد 20درصد نتایج را به وجود می آورد.

درمذاكره می توان این قانون را این گونه بیان کنیم که 80 درصد نتایج مورد نظر،عموماً در20درصد آخروقت، مورد توافق قرارمی گیرند. زمان و ضرب‌الاجل‌ها ممکن است به نفع هریک ازطرفین باشد،که این بستگی به شرایط دارد. توجه به نکته‌های زیر می تواند وقت رادر خدمت طرف خبره قراردهد:

1- ازآنجایی که بیشترتوافقها در20درصد آخروقت مذاكره صورت می گیرند، باید خونسرد، صبور و منتظر زمان مناسب برای اقدام بود .

2- اگر در تمام کردن سریع مذاکره‌ها منافعی وجود دارد، ارزش این کاررابه طرف مقابل گوشزد كنند. گاهی اوقات یک ویا هردوطرف مذاكره ازسریع انجام شدن مذاکره‌ها منتفع می شوند.

3-بایدبه خاطرسپردکه ضرب الاجل هارا می توان تغییردادویاازبین برد. بانزدیک شدن به ضرب الاجل نباید وحشت کرد،بلکه در تغییرآن باید سعی كرد.
4- تلاش شود تا به ضرب الاجل طرف مقابل پی برده شود.وقتی که حریف به آخرین مهلت خود نزدیک می شود سطح فشار روانی اش بالا می رود وطرف مقابل می تواند از این موقعیت برای تشویق حریف به پذیرش توافقهای مورد نظر خود بهره گیرد همان ذهنیت که مذاكره را فقط گفت وگو ودیدار طرفین در زمان مشخصی می‌داند، باعث می شود که بسیاری از افراد، بدون کسب اطلاعات لازم، پشت میز مذاكره قرار می گیرند. مذاكره یک واقعه نیست، بلکه یک فرایند است که از مدتها پیش از گفتگوی رودررو آغاز می شود.یک دلیل مهم برای اینکه خیلی زودتر از آغاز مذاکره‌ها باید آماده شد، این است که در جریان مذاکره‌ها طرف مقابل، منافع،نیازمندی ها وانگیزه های خود را پنهان می كند. به طور معمول افراد پیش از انجام دیدارهای رسمی، بیشتر ممکن است اطلاعات ارائه كنند. اطلاعات لازم برای مذاكره را می توان از هر جایی به دست آورد:جست وجو در اینترنت،گفت و گو با فرد یا افرادی که سابقه مذاكره با طرف‌های مورد نظر را داشته اند،گفت وگو با دوستان وافراد مرتبط با طرف مذاكره و....

آخرین عنصر در مذاكره، قدرت است. هر چند بسیاری با شنیدن واژه قدرت مفهوم منفی از آن برداشت می‌كنند،اما قدرت در نفس خودش، نه خوب است نه بد.آنچه که بد است سوء استفاده از قدرت است گونه‌های مختلفی از قدرت می تواند بر نتیجه مذاكره اثر بگذارند؛ مانند: قدرت مقام، قدرت دانش و تخصص، قدرت پاداش و تنبیه و قدرت شخصیت. علت آنکه می گوییم می تواند این است که اگر از قدرت برخوردار باشیم ولی از آن بهره نگیریم،این قدرت ارزشی ندارد.(‌گرشاسبی، 1384: 31-33)

فرایند مذاکره

فرایند مذاکره از پنج مرحله تشکیل شده است:                                                                                                            

1)تدارک وبرنامه ریزی

2)تنظیم تاکتیک مذاکره

3)توضیح وتوجیه

4)بحث وارائه راه حل

5)تنظیم توافقنامه واجرا

1-تدارک وبرنامه ریزی:پیش از شروع مذاکره باید این نکته ها را روشن کرد:ماهیت تعارض واختلاف چیست؟چه عواملی موجب بروز این اختلاف شده است؟چه کسانی درگیرندوچه پنداشت یابرداشتی از مسئله مورداختلاف دارند؟مقصودشماازمذاکره چیست؟چه هدفهایی دارید؟برای تدوین استراتژی مورد نظرازاطلاعات جمع آوری شده استفاده کنید.هماننداستاد شطرنج بایددربرابرهر حرکت طرف مقابل چه حرکتی راباید انجام دهید.

2- تنظیم تاکتیک مذاکره:پس از ارائه استراتژی (تدارک وبرنامه ریزی) این آمادگی رادارید که برای خود وطرف مقابل ظوابطی راتعیین کنید. آن مقررات ازاین قراراست:چه کسی یاکسانی مذاکره انجام خواهند داد؟درکجاباید این مذاکره ها انجام شود؟محدودیت زمان چقدر است؟ کدام مسئله (یامسائل) دامنه مذاکره ها را محدود می سازند؟ اگر به بن بست رسیدید چه باید بکنید؟ دراین مرحله طرفهای مذاکره پیشنهادهای نخستین را ارائه خواهند داد.

3- توضیح وتوجیه:پس ازاعلام موضع اولیه شماوطرف مذاکره باید تقاضای اصلی راتوضیح داده،آن راتوجیه کنید.دراین مرحله الزامی به برخورد ورویارویی نیست،زیرا دراین مرحله طرفهای مذاکره به فرصتی دست می یابند تاباخواسته های طرف دیگر آشنا شوندودریابند که تقاضای آنها تاچه اندازه اهمیت دارد.دراین مرحله باید اسنادومدارکی مبنی برحقانیت درخواست وتقاضا ارائه کرد.

4- چانه زدن وحل مسئله: ماهیت مذاکره برداد وستد قرار دارد .تردیدی نیست که طرفهای درگیر باید کوتاه بیایند تا زمینه توفق فراهم  شود.

5- تنظیم توافقنامه واجرا: تنظیم توافقنامه، آخرین مرحله ای است که در فرایند مذاکره به اجرا در می آید.دراین موافقتنامه باید راهها وشیوه های اجرایی وجزئیات که مورد توافق طرفین قرارگرفته، مشخص شود.(رابینز،1381: 811-813)

منبع:خانه سبز