بیشتر سرمایه‌گذاران تنها زمانی حاضر به سرمایه‌گذاری هستند که از کسب و کار مورد نظر آگاهی داشته باشند، بنابراین ارائه توضیحات مراحل مختلف تولید محصول از مرحله آماده‌سازی مواد اولیه تا محصول نهایی آماده فروش، برای خوانندگان گزارش کتبی ضروری و لازم است.
موارد زیر را در مورد بخش عملیاتی و تولیدی خود ذکر کنید:
* چرخه عملیات
* محل جغرافیایی
* تسهیلات و بهسازی
* راهبرد‌ها و برنامه‌های تولید
* وضعیت‌های قانونی و اداری
اگر فعالیت مورد نظر شما تولیدی است، لازم است طرح تولید (Production Plan) تنظیم شود. این طرح باید تمامی فرآیند تولید را به طور کامل تشریح کند. در صورتی که کسب و کار بر ارائه خدمات متمرکز شده باشد، این بخش را طرح عملیاتی (Operations Plan) گویند. فرآیند و شرح خدماتی را که باید انجام شود به صورت مرحله‌ای شرح دهید.
شرح کامل فرآیند تولید، Layout کارخانه و ماشین آلات، تجهیزات تولیدی، تأسیسات، مواد خام، وسائل نقلیه، نیروی انسانی مورد نیاز تولیدی، تأمین کنندگان و سرمایه مورد نیاز در این بخش می‌آید.
مشخص کنید تصمیم به ساخت چه قطعاتی دارید و چه قطعاتی را خریداری خواهید کرد؟ آیا مونتاژ نهایی را خودتان انجام می‌دهید یا طی قراردادی به دیگران واگذار می‌کنید؟
به طور خلاصه مراحل مختلف تولید و جریان مواد و قطعات را از مواد خام تا محصول نهایی، بسته‌بندی و انبار توضیح دهید.
ماشینآلات و تجهیزات اصلی مورد نیاز و مشخصات آنها را ذکر کنید.
در مورد سالن تولید، نحوه استقرار ماشینآلات و تجهیزات عمده و ابعاد آنها توضیح دهید.
تعیین کنید عوامل مهم و حیاتی در دستیابی به محصول نهایی با کیفیت مورد انتظار کدامند؟ چه اقدامات، برنامه‌ریزی و پیش‌بینی‌هایی را به منظور حصول اطمینان از کیفیت محصول نهایی صورت داده‌اید.
توصیف کنید محتمل‌ترین حوادث (مانند از کار افتادن ماشینآلات و غیره) که میتواند منجر به توقف تولید شود، کدامند؟ این توقف چه مدت طول خواهد کشید؟ اقدامات لازم برای ادامه کار تولید را پیش‌بینی کنید.
موقعیت و محل استقرار (Location)
معیارهای انتخاب محل استقرار کسب و کار خود را به دقت بیان کنید. دسترسی به خریداران، تامین‌کنندگان، توزیع‌کنندگان، سرعت حمل و نقل کالا به بازار، هزینه مربوط به تهیه مکان (رهن، اجاره و یا خرید) از جمله مواردی است که میتواند مورد اشاره قرار گیرد. برآورد هزینه تهیه مکان به صورت درصدی از فروش پیش بینی شده سالیانه میتواند به ارزش این بخش از طرح کسب و کار بیافزاید.
باید توجه داشت که این بخش از طرح کسب و کار میتواند تحت بخش تجهیزات نیز قرار گرفته سرفصلی را به خود اختصاص دهد.
تجهیزات مورد نیاز (Equipment)
لیستی از تجهیزات مورد نیاز خود را همراه با هزینه تهیه آنها فراهم آورید.
در صورتی که از تجهیزات تخصصی (مانند کامپیوتر) در دفتر خود استفاده می‌کنید باید مشخصات دقیق آنها با کلیه جزییات و همچنین بودجه مورد نیاز جهت تهیه آنها را نیز در جدولی جداگانه ذکر نمایید.
برنامه زمان‌بندی
پس از آنکه وضعیت طرح از نظر امکانات تولید، هزینه‌ها و منابع تأمین مالی مشخص شد، نیاز به یک برنامه زمان‌بندی می‌باشد تا مطابق آن تخصیص منابع مالی و انجام هزینه‌های مربوطه مشخص شود. از این رو باید دیدگاه‌های اصلی و زمان برداشتن هر گام جهت نیل به هدف نهایی، یعنی راه‌اندازی تجاری مشخص شود.
برای عملیات و فعالیت‌هایی نظیر موارد زیر پیش‌بینی زمانی و هزینه‌های لازم را مشخص نمایید. و در جدول مخصوصی علامت‌گذاری کنید:
* عملیات ساختمانی و محوطه‌سازی
* انعقاد قرارداد انتقال فنّاوری
* اجرای تأسیسات الکتریکی و مکانیکی
* خرید دستگاه‌های تأسیساتی
* خرید ماشینآلات و تجهیزات تولیدی ساخت خارج
* خرید ماشینآلات و تجهیزات تولیدی ساخت داخل و مواردی از این قبیل
* تهیه مواد اولیه
* راه‌اندازی آزمایشی
* راه‌اندازی تجاری
حال به تشریح برنامه ریزی عملیاتی می پردازیم :
برنامه عملیاتی چیست ؟
برنامه ریزی عبارتست از فرآیندی دارای مراحل مشخص و بهم پیوسته برای تولید یک خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیمات . برنامه ریزی می تواند بلند مدت ، میان مدت و کوتاه مدت باشد. برنامه ریزی عملیاتی نوعی برنامه ریزی کوتاه مدت است.
برنامه عملیاتی متشکل از " چگونگی رسیدن به هدف " بخشی از مرحله برنامه ریزی استراتژیک است. برنامه عملیاتی تعریف جامعی از استراتژیها و اقدامات اجرایی شده برای انجام برنامه استراتژیک است. این برنامه جزئیات روشها ، یا استراتژیهایی را که برای انجام اهداف آرمانی و ماموریتهای یک سازمان و برنامه های آن مورد استفاده قرارمی گیرد را به دقت تشریح می کند. وظایف و مسئولیتها به صورت مخفف واژه های اختصاصی ، قابل اندازه گیری ، فعال ولی دست یافتنی ، ) SMART
نتیجه مدار و وابسته به زمان ) مشخص گردیده است. برنامه های عملیاتی باید جامع باشند.
در برنامه های عملیاتی ، فرآیندها ، روشها و مراحل اجرایی با یکدیگر درگیر هستند . برنامه عملیاتی تعیین می کند که چه کسی مسئول انجام چه مرحله ای از اجرا است و برای چه زمانی این اقدام برنامه ریزی شده است تا اجرا شود.
برای ایجاد یک برنامه عملیاتی ، مدیران ، سرپرستان و کارکنان اصلی باید تصمیم گیری نمایند که چگونه به نتایج مطلوب دست یابند. هزینه ها ، منافع و پیامدهای احتمالی برای نگارش برنامه عملیاتی باید با مفاهیم زیر آشنا شویم :
بیانیه رسالت :
یک بیانیه رسالت ، مشخص می کند که سازمانها ، برنامه ها و زیر برنامه ها چه کاری را و برای چه کسی انجام می دهند.
رسالت :
یک عبارت جامع ، کوتاه و مختصر در خصوص هدف یک سازمان ، برنامه یا زیربرنامه است.
هنگام نگارش بیانیه رسالت باید به موارد زیر توجه شود :
ما چه کسانی هستیم؟
چه کارهایی را انجام می دهیم؟
این کارها را برای چه کسانی انجام می دهیم؟
چرا این کارها را انجام می دهیم؟
چرا منابع عمومی به این فعالیت تخصیص یافته اند؟
یک بیانیه رسالت خوب :
هدف کلی وجود سازمان ، برنامه یا زیربرنامه را مطابق قوانین ، اصول و مقررات اجرایی شناسایی می کند.
نیازهای اصولی یا مشکلات اصلی که سازمان ، برنامه یا زیربرنامه با هدف رسیدگی به آنها تشکیل شده است را شناسایی می کند.
مشتریان ، استفاده کنندگان (داخلی و خارجی ) یک سازمان ، برنامه یا زیربرنامه را شناسایی می کند.
به شناسایی انتظارات گروههای ذی نفع و مشتری ، نیازمندیها ، خدمات و تولیدات ارائه شده جهت رفع این نیازمندیها ، فرآیندها و منابع مورد استفاده در این راستا کمک می کند.
منجر به توسعه سنجش عملکردهایی می شود که منعکس کننده الزامات و نیازهای مشتری و ذینفع است.
دورنما :
یک تصویر مفهومی و الزام آور از آینده مورد نظر.
یک دورنمای عالی یعنی دورنمای الهام بخش و چالش دار که با هدف تدوین شده ، چیزی فراتر از تصویر ایده آل سازمان را نشان می دهد.
هنگام طراحی بیانیه دورنما به معیارهای زیر توجه داشته باشید :
کوتاه و بیادماندنی باشد.
الهام بخش و چالش آفرین است.
بیانگر ایده آلهاست.
برای کارکنان ، مشتریان و ذی نفعان جالب است.
بیان کننده سطوح خدمات آینده است.
دائمی است.
دورنما باید به سئوالات زیر پاسخ دهد:
سازمان دنبال چه چیزهایی است و آرمان آن چیست؟
سازمان تمایل دارد که دیدگاه کارکنان و مشتریان و جامعه در مورد آن چگونه باشد؟
سازمان چگونه کیفیت زندگی را برای افرادی که از خدمات و تولیدات آن استفاده می کنند تغییر می دهد؟
وضعیت موجود:
باید بر اساس آخرین شاخصها توضیح داده شود. علاوه بر آن مشکلات موجود در آن مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد.
وضعیت مطلوب :
وضعیتی است که می خواهیم به آن دستیابی پیدا کنیم.
اهداف :
چهارچوبی برای برنامه ریزی تفضیلی بوجود می آورند . در مقایسه ب ا بیانیه رسالت اختصاصی تر می باشند ولی در عین حال به اندازه کافی عمومی و کلی هستند که منجر به تقویت خلاقیت و نوآوری می شوند. هدف نتیجه نهایی مورد نظر بعد از گذشت مدت معین است.
اهداف کوتاه مدت یا اختصاصی :
اهداف قابل اندازه گیری در راستای دستیابی به اهداف بلند مدت هستند . اهداف اختصاصی از اهداف کلی سرچشمه می گیرند.
مراحل مدیریت برنامه عملیاتی :
1- تعیین مسئولیت برای اجرای یک برنامه عملیاتی
چه کسی مسئول اجرای تمامی برنامه عملیاتی است؟
بر روی چه کسی می توان حساب کرد؟
2- جزئیات برنامه عملیاتی در اجرا
تعریف مراحل اجرای برنامه عملیاتی توسط تیم مربوطه.
3- تعیین چارچوب زمانی برای اجرای برنامه عملیاتی
4- تعیین منابع لازم سالیانه اجرای برنامه عملیاتی
بنابراین یک برنامه عملیاتی باید شامل بیانیه رسالت ، دورنما ، وضعیت موجود ، وضعیت مطلوب ، اهداف کلی واختصاصی وجدول برنامه باشد
منبع:برترین ها
