مدیریت زمان

چكیده

استفاده مؤثر و اثربخش از زمان ضرورتی اجتناب ناپذیر برای موفقیت در عرصه كار و زندگی است. مدیریت زمان شامل مجموعه‌ای از مهارتها برای كنترل كردن و استفاده بهتر از زمان است. این مقاله به تشریح مفاهیم و اصول مدیریت زمان پرداخته و فنون و ابزاری را برای مدیریت زمان در محیط زندگی و كار ارائه می‌كند.

- مقدمه

راه‌های مختلفی برای بیان درك ما از زمان وجود دارد. برای قرنها مردم از حركت ماه، ساعت آفتابی، اذان،‌ زنگ كلیسا برای تنظیم برنامه‌ زمانی روزانه خود استفاده كردند تا اینكه در قرن دوازدهم راهبان كاتولیك ساعت‌هایی را برای تنظیم فعالیت‌های خود ساختند.

در طول تاریخ تمدن‌ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته‌اند و این توجه در این دوران نیز وجود دارد و عباراتی مانند «وقت طلاست» گویای این توجه است. جوامع امروزی جوامعی هستند كه در آنها تعداد ساعات كافی در طول روز وجود ندارد. فناوری‌های نو محیطی فراهم آورده‌اند كه تقریباً در مدت زمان كم می‌توان به خیلی از اطلاعات دسترسی پیدا كرد و خیلی كارها را سریعتر و آسانتر انجام داد اما تمایل به سریعتر انجام دادن كارها و بیشتر كار انجام دادن روز ‌به ‌روز بیشتر می‌شود.

این رویكرد كه همواره با بشر همراه بوده ‌است این احساس را برای او به وجود آورده ‌است كه از زمان عقب می‌ماند و نمی‌تواند از آن به صورت مؤثر بهره گیرد. تاریخ به ما می‌گوید كه مدیریت ضعیف زمان یك مسئله قدیمی است، مسئله‌ای است كه فناوری آن را به وجود نیاورده ‌است و آن را نمی‌تواند حل كند. در شرایطی كه ابزار بیشتری برای مدیریت زمان در اختیار داریم و فرایند‌های اداری، كمتر درپیچ و تاب تشریفات اداری و كاغذ بازی گم می‌شوند، مدیریت ضعیف زمان را كمتر می‌توان مخفی كرد. مدیریت زمان موضوعی است كه همه ما، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه‌ای، نیاز داریم با آن روبرو شویم تا در زندگی موفق شویم.

در ادامه در مورد وجوه مختلف مدیریت زمان صحبت می‌كنیم. ابتدا نگاهی به اصول عمومی مدیریت زمان خواهیم داشت. توجه به این اصول كمك می‌كند كه درك بهتری از مفهوم مدیریت زمان داشته باشیم و پیشنهادهایی ارائه می‌كند كه می‌توانید آنها را در حوزه‌های مدیریت زمان در زندگی خود به كار برید. پس از ارائه رهنمودهای عمومی، به حوزه‌های مدیریت زمان به صورت دقیق‌تر خواهیم پرداخت. ابتدا راجع به مدیریت زمان در زندگی شخصی می‌پردازیم و سپس مدیریت زمان را در حوزه كسب و كار مدنظر قرار می‌دهیم.

2- اصول عمومی مدیریت زمان

مدیریت زمان مجموعه‌ای از مهارتهاست كه شما را در استفاده مؤثر از زمان كمك می‌كنند. رهنمودهای عمومی وجود دارند كه می‌توانند برای مدیریت زمان در حوزه‌های متفاوت مانند خانه، مدرسه و كار استفاده شوند. در این بخش، برخی از این رهنمودها را شرح می‌دهیم. ابتدا دلایل استفاده نكردن مردم از مدیریت زمان و مزایای حاصل از مدیریت زمان را مورد بررسی قرار می‌دهیم.

احتمالاً روشن‌ترین دلیل عدم استفاده از مدیریت زمان این است كه مردم نمی‌دانند مدیریت زمان چیست. دلیل دوم سستی و تنبلی است؛ بعضی از مردم فاقد هدف و انگیزش لازم برای برنامه‌ریزی مؤثر هستند. گروه سومی كه از مدیریت زمان استفاده نمی‌كنند آنهایی هستند كه دوست دارند تحت فشار و تنگی وقت (دقیقه نود) و شرایط بحران كار كنند.

ممكن است در شرایطی استفاده نكردن از مدیریت زمان توجیه‌پذیر باشد اما مزایای استفاده موفق از مدیریت زمان هر گونه دلیل یا توجیه را رد می كند. مدیریت زمان كمك می‌كند كه تعیین كنید كدام یك از كارهایی كه انجام می‌دهید مهمترین هستند. این عمل به شما این امكان را می‌دهد به برخی فعالیتها اولویت زیادی دهید و برخی از فعالیت‌ها را حذف كنید. هم‌چنین مدیریت زمان به شما كمك می‌كند كه از طریق حذف مزاحمت‌ها و فعالیت‌های غیرضروری، مدت زمانی كه واقعاً كار می‌كنید را افزایش دهید. یكی از وجوه رضایت بخش مدیریت زمان كاهش استرس در زندگی است. كاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحی و جسمی می‌شود.

2-1- چگونه وقت خود را می‌گذرانید؟

وقتی تصمیم گرفتید كه از استراتژی‌های مدیریت زمان استفاده كنید، از همان زمان باید شروع كنید. اولین قدم تحلیل و بررسی روشی است كه در حال حاضر از وقت خود استفاده می‌كنید. این كار نباید از طریق حافظه انجام شود. ممكن است شما اكثریت زمانهای بیكاری خود را به یاد نیاورید یا قادر نباشید زمانهایی را كه صرف مكالمات طولانی می‌كنید دقیقاً بیاد آورید. برای ثبت نحوه گذراندن وقت می‌توانید از یك دفتر یادداشت، دفتر گزارش فعالیت یا یك دفتر برنامه‌ریزی با بخش‌های تفكیك شده به ساعت برای ردیابی فعالیتها استفاده كنید. نه تنها آنچه كه در طول روز انجام می‌دهید بلكه احساس خود (خسته، پرانرژی، عصبانی، بی‌حال و ...) را ثبت كنید. هر وقت كه فعالیت خود را تغییر می‌دهید، نوع فعالیت و زمان شروع آن را ثبت كنید.

پس از ثبت فعالیت‌ها برای چندین روز، یادداشت‌ها آماده برای تحلیل هستند. خیلی از فعالیت‌های ثبت شده در گزارش به صورت بارز دیده می‌شوند چرا كه وقت زیادی صرف آنها شده است. دیگر حوزه مهم در یادداشت‌ها، فعالیت‌های غیرضروری است كه در طول روز انجام داده‌اید. وقتی این فعالیت‌ها به صورت جداگانه دیده شوند خیلی زمان‌بر نیستند اما وقتی دسته‌بندی شوند، زمان كل آنها ممكن است قابل ملاحظه باشد. تحلیل فعالیتهایتان كه در گزارش ثبت شده‌اند در قدم بعدی، یعنی اولویت‌بندی فعالیت‌ها، به شما كمك خواهد كرد.

2-2- اولویت‌بندی فعالیت‌ها

اولویت‌بندی یكی از مهمترین قدم‌های مدیریت زمان است. این عمل كمك می‌كند كه موارد زمان‌بر كه نه اوقات خوشی را ترتیب می‌دهند و نه كمك می‌كنند كه به اهداف خود دست یابید را حذف كنید. این مرحله بیشترین تغییر در جهت افزایش زمان را به دنبال دارد. با تصمیم گیری در خصوص فعالیت‌هایی كه باید انجام دهید و فعالیتهایی را كه باید حذف كنید اولویت‌‌بندی را آغاز كنید.

برای تصمیم‌گیری در خصوص فعالیت‌هایی كه باید انجام دهید، فعالیت‌هایی را تعیین كنید كه از آنها لذت می‌برید و آنها را خوب انجام می‌دهید. خیلی مهم است كه هم از نظر حرفه‌ای و هم از نظر شخصی از كاری كه انجام می‌دهید لذت ببرید. در گزارش خود كارهایی كه از آنها لذت می‌برید و كارهایی كه برای شما خوشایند نیستند را مشخص كنید. اكثریت روز شما باید صرف كارهایی شود كه از انجام آنها لذت می‌برید.

در حالی كه مهم است از انجام یك كار لذت ببرید، نیز مهم است كه آن را خوب انجام دهید. در تعیین اینكه چه كارهایی را انجام دهید و چه كارهایی را تفویض كنید، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حیاتی است. تلاش نكنید مسئولیت‌هایی بیش از آنچه می‌توانید به صورت معقول انجام دهید را به عهده گیرید. بعد از تعیین كارهایی كه از آنها لذت می‌برید و آنها را خوب انجام می‌دهید، شما آماده هستید كه فعالیت‌های غیرضروری در زندگی خود را دور بریزید. تمام منابع موجود خود را پیدا كنید و فعالیت‌هایی را كه بیش از توان خود می‌دانید تفویض كنید. بعد از اینكه فهرست كارهای روزانه را به میزان قابل قبولی از مسئولیت‌ها كاهش دادید، زمان برنامه‌ریزی فرا می‌رسد.

2-3- برنامه‌ریزی

برنامه‌ریزی در زندگی شخصی و حرفه‌ای متفاوت از هم انجام می‌شوند. در برنامه‌ریزی شخصی، برنامه‌ریزی از طریق هدفگذاری و ترسیم مسیر دست‌یابی به اهداف انجام می‌شود. در برنامه‌ریزی حرفه‌ای،‌ برنامه‌ریزی پروژه‌‌محور است. برنامه‌ریزی پروژه باید از طریق نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی رسمی انجام شود.

روش برنامه‌ریزی مناسب خود را انتخاب كنید. از هر روش مانند انتخاب اهداف، برنامه‌ریزی رسمی یا غیر رسمی كه استفاده كنید چند نكته مهم را باید به خاطر بسپارید. ابتدا انتظارات خود را برآورد كنید. به یاد داشته باشید تعداد ساعات محدودی در یك روز وجود دارد. سعی نكنید به نتایجی ماورأ قابلیت‌های خود دست یابید.

دوم، مدت زمانی را صرف خود كنید. برای اینكه به حد‌اكثر عملكرد دست یابید به زمان خواب و استراحت كافی نیاز دارید. اقدام به این عمل سخت‌تر از تصمیم گرفتن برای انجام آن است. هنگام برنامه‌ریزی شما می‌پندارید كه به هیچ استراحتی نیاز ندارید یا می‌توانید فقط چهار ساعت در روز بخوابید. كار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزایش داده و سطح عملكرد را كاهش می‌دهد.

2-4- نكات سودمند برای بهبود كیفیت وقت
2-4-1- از مزاحمت‌ها جلوگیری كنید.

همواره پذیرای بازدیدكنندگان نباشید. بازدیدكنندگان می‌توانند موجب به هم‌ریختگی شوند كه در نهایت منجر به كاهش بهره‌وری می‌شود. با بستن در اتاق یا حذف ارتباط بصری می‌توانید به بازدیدكننده بفهمانید كه شما مشغول هستید. هر روشی كه به كار می‌برید به خاطر بسپارید كه نباید هر بازدیدی را بپذیرید.

راه دیگر برای كاهش مزاحمت‌ها جواب ندادن به تلفن است. تماس‌های تلفنی می‌توانند خیلی وقت‌گیر باشند. تماس‌های تلفنی قطار افكار را از حركت باز‌می‌دارند. تماس‌های تلفنی ممكن است شما را متعهد به انجام كارهایی كنند كه آمادگی آنها را ندارید. از خاموش كردن زنگ تلفن نترسید. وقتی كارتان تمام شد پیغام‌های دریافتی را چك كنید.

2-4-2- كنترل كنید

كارهایی را كه نیاز دارید انجام دهید می‌دانید. این كار را در فهرست كارها یادداشت كنید. كارهای فهرست را اولویت‌بندی كنید. با انجام این عمل،‌ شما می‌توانید روز خود را كنترل كنید. شما ابزاری دارید كه می‌توانید از كارهای غیرضروری جلوگیری كنید یا كارهای جدید را اولویت‌بندی كنید. پیروی از این رهنمودها این تضمین را به دنبال دارد كه شما ابتدا مهمترین فعالیتها را انجام می‌دهید. هم‌چنین شما می‌دانید كه چه فعالیت‌هایی را انجام نداده‌اید و می‌توانید آنها را به فهرست كارهای فردا اضافه كنید.

2-4-3- بر بهره‌ور بودن تأكید كنید نه مشغول بودن

تمركز بر بهره‌وری كیفیت كار و عملكرد را افزایش می‌دهد. تهیه یك فهرست اولویت‌بندی شده از كارها به شما كمك می‌كند كه بهره‌ور باشید. تمركز بر انجام مهمترین كارها در ابتدا، به شما كمك می‌كند كه كار بیشتری انجام دهید و آنها را سر وقت انجام دهید.

2-4-4- سرعت خود را تنظیم كنید

مهم است كه خود را برای میزان ساعاتی كه كار می‌كنید تنظیم كنید. از خود بپرسید كه با سرعتی كه كار می‌كنید می‌توانید ادامه دهید. خود را با تعداد ساعات زیاد كار خسته نكنید. مدیریت مؤثر زمان باید این امكان را فراهم آورد كه بتوانید كارهای مورد نیاز را انجام دهید بدون اینكه نیاز باشد تعداد ساعات زیادی را در دوره زمانی بزرگتر مشغول باشید.

3- مدیریت زمان شخصی

مدیریت زمان شخصی بخش قابل ملاحظه‌ای از زمان روزانه را صرف می‌كند. مهارتهای مدیریت زمان شخصی در عمل دارای اشكالاتی هستند. اولویت‌بندی اهداف شخصی می‌تواند خیلی مشكل باشد زیرا باید نسبت به فعالیت‌های اولویت‌دار، در دسته دوم از اهمیت قرار گیرند. این بخش به شما كمك می‌كند كه اهداف شخصی خود را اولویت‌بندی كنید بطوری كه در برنامه شما قرار گیرند. شما روش «فقط بگو نه» را یاد می‌گیرید كه به شما در سبك كردن زمانبندی كمك می‌كند. این بخش هم‌چنین چگونگی ایجاد وقت برای فرزندان و دیگر افراد مهم برای شما را مورد بررسی قرار می‌دهد.

3-1- فقط بگو «نه»

در زندگی شخصی خود معمولاً با گفتن كلمه «نه» مشكل داریم. این موضوع موجب بیشتر تناقضات در وقت ما می‌شود. به خاطر اكراه طبیعی در گفتن نه، اغلب احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود داریم. آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخیص اهمیت اولویت‌های شخصی ضروری است.

چندین روش برای نه گفتن به صورت غیرمستقیم وجود دارد بطوری كه دوستان و خانواده خود را نرنجانید. یك ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرایطی كه با اولویت موجود وی تناقض دارند خلاصی یابد. اما عذر و بهانه همیشه ضروری نیست. اشكالی ندارد كه با افراد رو راست بود و واقعیت را گفت. به افرادی كه تقاضای اختصاص وقت را از شما دارند بگویید كه شما مسئولیت‌هایی به عهده دارید كه امكان برآوردن تقاضای آنها را فراهم نمی‌آورد. شما متعجب خواهید شد كه می‌بینید كه به چه سادگی روش مستقیم پذیرفته می‌شود.

3-2- اهداف شخصی
3-2-1- هدفگذاری كنید

وقتی بتوانید به صورت مؤثرتر «نه» بگویید، وقت بیشتری برای تخصیص در دست‌یابی به اهداف شخصی خود دارید. اهداف، حوزه خیلی مهمی از مدیریت زمان شخصی هستند. اهداف به ما كمك می‌كنند كه از طریق ایجاد كار برای ما و اجازه تمركز بر تلاش‌هایمان، زندگی خود را سازماندهی كنیم. هنگام هدفگذاری خیلی مهم است آنها را واقعی و قابل دستیابی تعریف كنیم. با تنظیم اهداف از پیش،‌ به خود اجازه می‌دهید كه یك مسیر استراتژیك به سمت دستیابی به اهداف را برنامه‌ریزی كنید.

اهدافی تعریف كنید كه به سادگی قابل دستیابی باشند. وقتی به اهداف تعریف شده رسیدید، برای هدفی كه مشكل‌تر است اقدام كنید. این فرایند را ادامه دهید تا اینجا كه احساس كنید كه اهداف شما نه آسان و نه دور از دسترس هستند. این فرایند كند است اما به شما كمك می‌كند كه یاد بگیرید چگونه به صورت موفقیت‌آمیز به اهداف خود دست یابید. نباید انتظار داشته باشید كه تمام انتظاراتتان یك شبه برآورده شوند چرا كه یك فرایند تدریجی است.

3-2-2- اهداف خود را اولویت‌بندی كنید

وقتی اهداف خود را تنظیم كردید، باید آنها را اولویت‌بندی كنید. وقت گذاشتن و اولویت‌بندی اهداف در مدیریت زمان شخصی مؤثر حیاتی است. خیلی از ما از این مرحله می‌پریم اگر چه دوباره مجبور می‌شویم كه برگردیم.

اهداف را به صورت روشن تعریف كنید و مشخص كنید كه آنها چه هستند و چه اهمیتی دارند. اهدافی كه اهمیت كم دارند می‌توانند به تعویق بیافتند. اجازه دهید اقلامی كه به توجه بیشتر نیاز دارند ابتدا انجام شوند. شما می‌توانید یك فهرست از كارهایی كه باید انجام دهید تهیه كنید و به هر یك از اقلام به نسبت اهمیت عددی اختصاص دهید یا اینكه فهرستی از اهداف اولویت‌بندی شده تهیه كنید. پیتر دراكر می‌گوید كه «انجام دادن كارهای درست مهمتر از انجام درست كارهاست».

اقتصاددان ایتالیایی، ویلفردو پارتو، قانونی در اولویت‌بندی دارد. قانون پارتو می‌گوید كه تقریباً 80 درصد نتیجه مورد نظر از بیست درصد تلاش‌هایی حاصل می‌شود كه انجام می‌دهیم. برای اینكه كارهای خود را به صورت مؤثر اولویت‌بندی كنید، باید بیست درصد مهم را جدا كنید. وقتی كارهای مهم تعیین شدند شما می‌توانید بر اقداماتی تمركز كنید كه بیشترین نتیجه مورد نظر را حاصل می‌كنند. هنگام تحلیل چگونگی گذراندن اوقات خود (بخش 2-1) متوجه خواهید شد كه خیلی از اوقات شما صرف كارهای كوچك و ناچیز می‌شود. به همین دلیل توان شما صرف حوزه‌های اصلی و حیاتی كه نیازمند تلاش بیشتر هستند نمی‌شود. قانون پارتو را برای اولویت‌بندی به كار برید و خواهید دید كه زمان و اهداف تحقق یافته شما بیشتر خواهند شد.

3-3- تعلل

وقتی زمان مناسب صرف هدفگذاری و اولویت‌بندی كردید، می‌توانید كارهای مورد نیاز هر روز را تعیین كنید. اگر كارها را در زمان موعد آنها انجام ندهید غیر مؤثر عمل كرده‌اید. تعلل چیزی است كه اكثر ما با آن درگیر هستیم. اغلب نمی‌توانیم به كل نتیجه مورد نظر دست یابیم زیرا به خاطر تعلل استرس به ما چیره می‌شود.

با تعداد زیادی از كارهای انباشته شده بر روی هم، سخت است كه در انجام كارها تعلل نكنیم؛ خصوصاً برای كارهای بزرگتر كه به زمان بیشتر از آنچه كه شما دارید نیاز دارند.

وقتی با كار بزرگی روبرو می‌شوید آن را به بخش‌های كوچكتر تقسیم كنید. تقسیم كار به كارهای كوچكتر این امكان را فراهم می‌آورد كه اجزاء كوچكتر را بدون اضطراب انجام دهیم. بزودی در خواهید یافت كه با انجام كارهای تقسیم شده، كل كار بزرگ انجام شده است.

3-4- مزاحمت كمال‌گرایی

وقتی هدفگذاری و اولویت‌بندی كردید، باید از چندین مسئله فرعی كه بروز می‌كنند جلوگیری كنید. یكی از این مسائل تمایل شخص به كمال‌گرا بودن است. این نوع رویكرد می‌تواند تأثیر زیادی بر مدیریت زمان شخصی داشته باشد. توجه غیر ضروری به جزئیات باعث می‌شود كه دیگر كارها را به تأخیر بیاندازید. ناتوانی در پاداش دادن به خودمان برای كارهایی كه انجام داده‌ایم مسئله دیگری است كه با آن روبرو هستیم. وقتی كاری را انجام دادید، شما باید به خود پاداش دهید. پاداش دادن به خود راهی برای ایجاد تعادل بین كار و تفریح است. اگر بتوانیم یاد بگیریم كه بین كار و تفریح تعادلی برقرار كنیم زندگی سالم‌تر و شاد‌تری خواهیم داشت.

3-5- وقت گذاشتن برای همسر

زندگی شخصی شامل چندین حوزه متفاوت است كه باید در نظر بگیریم. یكی از این حوزه‌ها وقتی است كه با همسر خود می‌گذرانیم. این وجهی حیاتی از مدیریت زمان شخصی ماست زیرا خیلی از احساسات ما آن را دیكته می‌كنند. افرادی كه وقت كافی برای همسرانشان تخصیص نمی‌دهند به خاطر دلایلی روابط خود را پرتنش درمی‌یابند كه می‌شد از آنها جلوگیری كرد. اغلب همسر خود را در انتهای فهرست اولویت قرار می‌دهیم زیرا عادت كرده‌ایم فرض كنیم كه به دلیل برنامه فشرده كاری، همسر ما عذر ما را می‌پذیرد.

چندین روش برای افزایش مدت زمان بودن با همسر وجود دارد. اگر مدت زمان كافی با همسرتان نیستید زمانهایی را برای تنها بودن با وی تخصیص دهید و با هم برای تماشای فیلم یا صرف شام بیرون بروید. روش دیگر رفتن به خرید با یكدیگر است.

3-6- كارهای مربوط به خانه

هر خانه تعداد زیادی كارهای متفاوت دارد كه باید انجام شوند. این مسئولیت‌ها می‌توانند بار زیادی بر ما وارد كنند اگر برنامه‌ریزی نشوند. با تعداد بسیاری از اولویت‌ها در زندگی پیچیده امروزی، بیشتر مردم نمی‌توانند وقت اضافه برای انجام كارهای خانه پیدا كنند. از آنجایی كه خود نمی‌توانید همه این كارها را انجام دهید، اگر امكان داشته باشد آنها را به فرزندانتان تفویض كنید.

3-7- وقت گذاشتن برای فرزندان

همه قبول دارند كه قراردادن فرزندان در اولویت‌های بالا همیشه ساده نیست. فرزندان وقت قابل ملاحظه‌ای از شما می‌گیرند و لازم است كه دیگر اولویت‌ها را همراه با این موضوع برنامه‌ریزی كنید.

می‌توانیم وقت خود را با فرزندان بگذرانیم در حالیكه به اتفاق آنها كارهای خانه را انجام می‌دهیم. بچه‌ها از مسئولیت لذت می‌برند و قادرند كه برخی كارهای خانه را انجام دهند. خیلی از مسئولیت‌های داخل و خارج از خانه وجود دارد كه شما به عنوان یك خانواده می‌توانید آنها را با هم انجام دهید در حالی كه با هم هستید. انجام برخی از كارهای خانه توسط فرزندان، استرس شما را كاهش می‌دهد. تفویض مسئولیت به فرزندان در سنین كودكی برای آنها سودمند است و مهارتهای مدیریتی آنها را برای سال‌های بعد افزایش می‌دهد.

نقش شما به عنوان یكی از والدین فرزندان، فشار روحی و جسمی در مراقبت از آنها را به دنبال دارد. شما باید به اتفاق فرزندان به گونه‌ای برنامه‌ریزی كنید كه این زمانها به حداقل برسند. شما می‌توانید به فرزندان خود توضیح دهید كه باید كارها و برنامه‌هایی را انجام دهید و انجام ندادن آنها باعث می‌شود كه به اهداف خود نرسید. فرزندان خیلی اهمیت دارند ولی باید به حجم دیگر كارها و مسئولیت‌ها توجه داشته باشید.

3-8- مدیریت میز كار

آخرین و مهمترین وجه مدیریت زمان شخصی كه مورد بحث قرار می‌گیرد مدیریت امور دفتری شخصی است. میز كار مهمترین چیزی است كه همواره باید روزآمد نگاه داشته شود. برای موفق بودن، این موضوع باید جزو اولویت‌های بالای شما قرار گیرد. بدین منظور ابتدا باید میز خود را سازماندهی كنید. با داشتن یك میز مرتب و تمیز شما می‌توانید بهتر كارهای انجام نشده خود را پیدا كنید. وقتی كاغذهای شما مرتب شده باشند می‌توانید كارهای مربوط به آنها را به بخش‌های كوچكتر تقسیم كرده و جداگانه هریك را انجام دهید.

روشی كه اتاق كار خود را براساس نیازها ترتیب می‌دهید كلید خبره شدن در انجام كارهایتان است. حتی اگر نیازهای شما در پایین‌ترین حد لازم باشند، اقلام خاصی وجود دارند كه به موفقیت شما كمك می‌كنند. اول باید بدانید كه به چه مقدار فضا برای بایگانی و ذخیره احتیاج دارید. نباید اسناد و مدارك را روی هم بر روی میز انباشته كنید چرا كه باعث می‌شود نتوانید به كارهای مالی و دفتری خود در زمان لازم بپردازید. از میزهای دارای چند كشو  و فایل‌های بایگانی می‌توانید استفاده كنید.

متخصصین اعتقاد دارند كه باید از یك صندلی مناسب استفاده كرد. نوع صندلی انتخابی باید بگونه‌ای باشد كه به شكل مناسب درآن جای‌ گیرید. یك صندلی خوب طراحی شده باید قابلیت تنظیم داشته باشد بگونه‌ای كه با اندام شما تطابق یابد و این امكان را فراهم آورد كه هنگام كار كردن موقعیت راحتی داشته باشید. پس از تنظیم، باید پشت شما را نگه دارد و فشار وارده بر شانه‌ها، گردن و دستها را كاهش دهد. مطمئناً در این شرایط شما بهتر می‌توانید بر كار خود تمركز كنید.

بیشتر ما به میزان روشنایی اطراف خود توجه نمی‌كنیم. روشنایی مناسب، كارایی را بالا می‌برد. سطح متفاوتی از روشنایی برای كارهای متفاوت لازم است. هنگام خواندن مدارك و نامه‌ها نور باید به قدر كافی باشد تا به چشمان خود فشار وارد نكنید. اما هنگام كار با كامپیوتر نور باید به قدری باشد كه انعكاس‌ها و درخشندگی‌ها به حداقل برسند.

ابزار غیر فنی زیادی وجود دارند كه می‌توانید در زندگی شخصی از آنها استفاده كنید. از یك تقویم دیواری با جدول‌بندی درشت استفاده كنید. بدین شكل می‌توانید كل روزهای ماه را ببینید. حتماً دفترچه تلفن داشته باشید. از نرم‌افزارهای كامپیوتری نیز می‌توانید استفاده كنید.

4- مدیریت زمان و كسب وكار

محیط كسب و كار امروز را می‌توان با رقابت شدید و سخت آن توصیف كرد. در هر ثانیه از روز اختراعات جدیدی صورت می‌پذیرد و روش‌های سنتی، طول عمر كوتاهتری پیدا می‌كنند. خبر تازه امروز، یك خبر قدیمی در فردا محسوب می‌شود و كسانی كه با تغییرات پیش نروند عقب خواهند ماند. شما باید از تمام منابع موجود خود استفاده كنید تا با زمان پیش روید.

بزرگترین مانع موفقیت در این بازار، زمان است. با ساعات نامحدود روزانه می‌توانستیم سرعت كار را به اندازه رضایت‌بخش پایین بیاوریم. متأسفانه زمان چیزی است كه بشر نمی‌تواند آن را كنترل كند. به خاطر این شرایط غیرقابل كنترل، باید با زمان كار كنیم. درك محدودیت‌های حاصل از زمان و منافع مدیریت زمان كمك می‌كند با زمان كار كنیم نه اینكه در مقابل آن قرار گیریم.

روشی كه شما زمان خود را استفاده می‌كنید تعیین‌كننده موفقیت شماست. با این حال، فلسفه مدیریت زمان از فردی به فرد دیگر متفاوت است و مدیریت زمان برای شما باید بگونه‌ای باشد كه با كار شما مطابقت داشته باشد. در این بخش رهنمودهایی ارائه می‌كنیم كه به شما در شروع سفر در مدیریت مؤثر زمان كمك خواهند كرد. این رهنمودها را به دقت بخوانید و آنها را بگونه‌ای تطبیق دهید كه نیاز شما را برآورده كنند.

4-1- مدیریت زمان در كار

رهنمودهای كلی كه قبلاً گفته شد می‌توانند در محل كار شما به كار روند. این رهنمودها مواردی شامل تحلیل روش گذراندن وقت، اولویت‌بندی فعالیت‌ها و برنامه‌ریزی است.

4-2- كار درست را در زمان درست انجام دهید

حتی با مدیریت مؤثر زمان هم در خواهید یافت كه همیشه نمی‌توان هر كاری را سر وقت انجام داد. اما كارهایی وجود دارند كه باید سر وقت انجام شوند و كارهایی نیز هستند كه می‌توان به تأخیر انداخت. بر اساس رهنمودهای عمومی مدیریت زمان، یك فهرست اولویت‌بندی شده از كارها باید تهیه كنید. در سراسر روز كارهایی از فهرست را انجام دهید كه بیشترین اولویت را دارند. این كار خیلی ساده است و به یك متدولوژی خاص نیاز ندارد در حالی كه خیلی از ما كار درست را در زمان درست انجام نمی‌دهیم. انجام كارها براساس اولویت كمك می‌كند كه كارها را خوب مدیریت كنید.

4-3- قبل از ترك دفتر فهرست كارهای فردا را مرور كنید

فهرست كار را بررسی كنید و كارهای انجام نشده را تعیین كنید. كارهای انجام شده را پاك كنید و كارهای انجام نشده را اولویت‌بندی كنید. هنگام اولویت‌بندی موضوعات اصلی، كارهایی كه قرار است فردا انجام دهید را مرور كنید. برای مثال، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز می‌كنید مستندات تعریف آن فاز را مطالعه كنید. این كار باعث می‌شود اقداماتی را كه برای فاز دوم باید انجام دهید بیاد آورید. اگر با چند نفر كار می‌كنید، با آنها در مورد كار فردا صحبت كنید و مطمئن شوید كه هریك می‌دانند فردا چه كاری باید انجام دهند.

4-4- ساعات اوج كاری خود را پیدا كنید

با استفاده از رهنمودهای ارائه شده در بخش 2، تعیین كنید كه در ساعات مختلف روز چه احساسی دارید. این تمام تحقیقی است كه نیاز دارید تا بتوانید ساعات اوج كاری خود را پیدا كنید. ساعاتی كه بیشترین انرژی را داشته‌اید، انگیزش بالا داشته‌اید و تماماً متمركز به كارتان بوده‌اید را بشمارید. این ساعات زمانی هستند كه در آن باید مشكل‌ترین كارهایتان را انجام دهید. از مزایای ساعت اوج كاری استفاده كنید.

4-5- از جلسات حداكثر استفاده را ببرید

برای برگزاری جلسه چهار نكته را باید در نظر بگیرید. اولین نكته این است كه جلسه را هنگامی برگزار كنید موضوع آن اتفاق افتاده باشد. جلسات دوره‌ای اغلب نیاز نیست اما اگر این زمان را تخصیص دهید با بحث‌های مختلف پر می‌شود. بنابراین جلسات را براساس نیاز تشكیل دهید نه براساس قاعده. دومین رهنمود برای تشكیل جلسه تنظیم دستور جلسه است. دستور جلسه باید هدف جلسه و حوزه بحث را نشان دهد. حوزه‌های بحث باید اولویت‌بندی شوند. جلسات ساخت‌یافته افراد را بر موضوع مورد بررسی متمركز می‌كنند. این كار منجر به جلسات كوتاه‌تر و پربارتر می‌شود. توزیع دستور جلسه در زمان مناسبی پیش از تشكیل جلسه، به افراد این امكان را می‌دهد كه خود را برای جلسه آماده كنند. این اقدامات باعث می‌شود كه جلسات شما مؤثرتر و آموزنده‌تر شوند.

سومین رهنمود برای تشكیل جلسات تنظیم دقیق زمان جلسه است. ساعت تشكیل جلسه تأثیر زیادی بر خروجی جلسه خواهد داشت. برای مثال، اگر شما می‌دانید كه افرادی در جلسه هستند كه تمایل دارند جلسه را بیش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند، زمان جلسه را برای پیش از نهار یا برای ساعت پایانی روز تنظیم كنید. این باعث می‌شود افراد انگیزه بیشتری برای تمركز و توجه داشته باشند. نكته چهارم این است كه جلسات را در ساعات غیرمعمول برگزار كنید اگر با تأخیر و كندی روبرو می‌شوید.

4-6- به صورت مؤثر تفویض كنید

تفویض زمان بیشتری ایجاد می‌كند. اما این كار همیشه به سادگی قابل انجام نیست. در حقیقت خیلی از افراد با تفویض كارها مشكل دارند. این به چند دلیل رخ می‌دهد. گاهی اوقات توضیح انجام یك كار به فرد دیگر بیش از انجام كار توسط خود طول می‌كشد. اما اگر آینده‌نگر باشید متوجه می‌شوید كه اگر یك وقت اضافی صرف كنید می‌توانید در آینده نیز كار مورد نظر را تفویض كنید. دلیل دیگر عدم تفویض كمال‌گرایی است. وقتی تفویض می‌كنید به افراد اجازه می‌دهید كه اشتباه كنند. اگر شما تحمل تصحیح اشتباهات را داشته باشید آنگاه افراد بیشتری یاد می‌گیرند كه كار مورد تفویض را به صورت مناسب انجام دهند. دلیل آخر عدم تفویض ترس از كاهش قدرت است. این وجه از تفویض چیزی است كه همه ما با آن روبرو خواهیم بود. به چیزی كه از تفویض بدست می‌آورید فكر كنید نه به چیزی كه از دست می‌دهید.

وقتی توانستید بر ترس‌های خود از تفویض كردن غلبه كنید باید یاد بگیرید كه چگونه به صورت اثربخش تفویض كنید. ابتدا تعیین كنید كه چه چیزی باید تفویض شود. به فهرست اولویت‌بندی شده كارها نگاه كنید. این فهرست در تعیین كارهای نیازمند تفویض كمك می‌كند. سپس افراد توانا و مشتاق انجام كار انتخاب شده برای تفویض را انتخاب كنید. بیاد داشته باشید كه كل كار را تفویض كنید. كار و چیزی كه مورد انتظار است را توضیح دهید. قدم بعدی این است كه اجازه دهید فرد كار را انجام دهد. كار را در زمانهای از پیش تعیین شده مورد بررسی قرار دهید. دائماً بالا سر كار نایستید زیرا این كار فقط عملكرد را كاهش می‌دهد.

4-7- میز خود را مرتب كنید

فردی كه روی میز شلوغ و درهم برهم كار می‌كند به طور متوسط روزی یك ساعت و نیم دنبال چیزهای خود روی میز می‌گردد. عامل اصلی به هم ریختگی روی میز، كاغذ است. كاغذها باید دسته‌بندی و بایگانی شوند،‌ یا به دیگر همكاران مربوط داده شوند یا دور ریخته شوند. نیازی نیست كه انبوهی از كاغذ به مدت نامحدود روی میز باشد. بعد از مرتب كردن روی میز به سراغ كشوها بروید. مرتب كردن میز كافی نیست، هر روز آن را تمیز كنید. مرتب نگهداشتن میز هفت ساعت و نیم به هفته كاری اضافه می‌كند.

4-8- روش‌ها را مناسب خود تطبیق دهید

توجه به این نكته مهم است كه رهنمودهای ارائه شده در این مقاله كلی هستند. این رهنمودها نقطه شروعی برای توسعه سیستم مدیریت زمان است. برای مدیریت موفق زمان،‌ باید یك سیستم مدیریت زمان مناسب خود طراحی كنید.   

منبع:خانه سبز